SaaSは安全？セキュリティと情報漏えい対策を初心者向けに解説

SaaSが「危ない」と言われる理由と、実際に起きやすい事故

営業支援や会計、社内チャットなど、いまや多くの中小企業がSaaS（インターネット経由で使う業務ソフト）を導入しています。一方で「クラウドは情報漏えいが心配」「社外にデータを置くのは危険では？」という声も根強いのが現実です。結論から言うと、SaaS自体が危険というより“使い方と選び方”で事故が起きます。逆に、適切に選び、正しい運用をすれば、オンプレミス（自社サーバー）より堅牢になるケースも珍しくありません。

まず、なぜ不安が生まれるのか。理由は大きく3つあります。1つ目は「見えにくさ」です。自社のPC内なら感覚的に「ここにある」と思えますが、クラウドは事業者のデータセンターにあるため、距離感がつかみにくい。2つ目は「アカウントが鍵」だという点です。紙の鍵や入退室カードと違い、ID・パスワードが漏れると遠隔から侵入され得ます。3つ目は「設定が多い」こと。便利な反面、共有範囲や権限の設定を誤ると、意図せず外部公開になってしまうことがあります。

実際に起きやすい事故は、攻撃者が高度なハッキングをするというより、日々の運用ミスに起因するものが中心です。典型例は次の通りです。

• パスワードの使い回しにより、他サービスから漏れた認証情報で不正ログインされる
• 退職者のアカウントが残り、元社員がアクセスできる状態が続く
• 共有リンクの扱いミスで、顧客リストや見積書が広範囲に閲覧可能になる
• 管理者権限の付与が多すぎて、誤操作でデータ削除・外部共有が起きる
• 端末紛失やマルウェア感染により、ログイン済みブラウザから情報が見られる

これらは「クラウドだから起きる」だけではなく、オンプレでも起きます。ただ、SaaSは“どこからでもアクセスできる”利便性がある分、入口（アカウント）を固めないと被害が拡大しやすいのが特徴です。逆に言えば、入口を固め、権限と共有を整理すれば、事故確率を大きく下げられます。

SaaSはオンプレより安全？判断のポイントは「責任分界」

「自社サーバーで運用している方が安全」と考える方もいますが、必ずしもそうではありません。大企業レベルのセキュリティ人材・監視体制・脆弱性対応を自社だけで維持するのは、現実的に難しいからです。多くのSaaSベンダーは、データセンターの物理セキュリティ、24時間監視、脆弱性対応、バックアップなどを標準で整備しています。そのため、一定以上の品質のSaaSを選べば、基盤面は強固になりやすいと言えます。

ここで重要なのが「責任分界（せきにんぶんかい）」です。簡単に言うと、どこまでがSaaS事業者の責任で、どこからが利用企業の責任かという線引きです。たとえば、サーバーやネットワークの保護、サービスの脆弱性修正は事業者側の責任であることが多い一方で、ID管理、権限設定、共有設定、端末管理、従業員教育は利用企業側が担います。

中小企業が判断すべきポイントは、「基盤の安全性」ではなく、むしろ次の2点です。

• ベンダーがどこまでやってくれるか（監査・認証、暗号化、バックアップ、ログ、サポート体制など）
• 自社が運用としてやれるか（アカウント統制、権限設計、端末・ルール整備）

つまり「SaaSは安全か？」の問いは、「このSaaSは信頼できるか？」と「この運用を自社で回せるか？」の掛け算です。どちらかがゼロに近いと事故は起きます。逆に、両方を一定水準にすれば、クラウド利用でも十分に安全運用ができます。

加えて、取引先から「クラウド利用の安全性」を問われるケースも増えています。その際に説明しやすい形にしておくことも大切です。たとえば、管理者・一般ユーザーの権限、ログの保存期間、二要素認証の有無、退職者処理のフローなど、具体的に語れると信頼につながります。

SaaS選定で見るべきセキュリティ項目（経営者が押さえるチェックリスト）

専門家でなくても、SaaS選定時に最低限確認すべき項目があります。ポイントは「仕組み」より「証拠と運用」です。パンフレット上の“安全です”ではなく、第三者認証や機能として実装されているかを確認します。

特に中小企業では、SSOや高度な監査レポートがオプションで高額な場合もあります。その場合でも、少なくともMFA、権限管理、ログ確認の3点が弱いサービスは避けるのが無難です。なぜなら「不正ログイン」「内部不正」「誤共有」の3大事故に直結するからです。

また、選定時は「社外共有」が多い部署（営業・CS・外注管理など）の観点が重要です。提案書や顧客情報を外部に渡す業務があるなら、リンク共有にパスワード・期限・IP制限等を付けられるか、共有の棚卸しができるかを確認すると、事故を未然に防げます。

最後に、契約書や利用規約も“難しいからスキップ”しがちですが、最低限「データの取り扱い」「再委託（下請け）」「障害時の責任範囲」「解約時のデータ出力」を押さえましょう。ここが曖昧だと、万一のトラブル時に説明責任を果たしづらくなります。

情報漏えいを防ぐ運用ルール：中小企業でも回る「最小セット」

セキュリティは“高いツールを入れて終わり”ではなく、日々の運用で決まります。ただし、完璧主義は続きません。中小企業がまず整えるべきは、事故につながりやすい行動を抑える最小ルールです。おすすめは「アカウント」「権限」「共有」「端末」「教育」の5点を、軽量に回すことです。

アカウント：IDは名簿、パスワードは鍵

最優先はMFA（多要素認証）です。パスワードが漏れても、スマホの確認など第二の壁があれば侵入されにくくなります。可能なら、社内のGoogle/Microsoftアカウントに統一し、SSOで各SaaSに入る形にすると、退職時の無効化も簡単です。「退職者アカウントが残る」問題は、最も多い事故要因なので、入退社の手続きを必ず運用に組み込みます。

権限：管理者を増やしすぎない

「念のため全員が管理者」は危険です。誤操作や内部不正の影響範囲が大きくなるからです。営業部門なら、閲覧のみ、編集可、外部共有可、設定変更可など、2〜4段階に分けるだけでも効果があります。ポイントは“できるだけ少ない権限で業務が回る”状態を作ることです。

共有：リンクは配布物、期限と範囲を決める

クラウドストレージやオンライン資料は便利ですが、共有リンクが無期限・無制限だと漏えい源になります。共有ルールはシンプルで構いません。例えば「社外共有は原則、期限7日」「顧客リストはリンク共有禁止、担当者に限定」「外注には専用フォルダのみ」などです。共有は“誰に・いつまで・何を”を決める、この3点で十分に事故率が下がります。

端末：PC紛失より怖いのは“ログイン済み”

端末紛失や盗難は、情報漏えいに直結します。全社で難しければ、まずは管理職と営業のPCからでも、OSの自動アップデート、画面ロック、ディスク暗号化、ウイルス対策を整えます。加えて、ブラウザにパスワードを保存しっぱなしにしない、公共Wi-Fiで管理画面に入らない、といった行動ルールも効きます。「端末を失う＝アカウントを失う」状態を避けるのが目的です。

教育：年1回の研修より、月1回の小さな確認

フィッシングメール（偽メール）に引っかかって認証情報が抜かれる事故は多発しています。難しい研修より、「怪しいURLを踏む前に確認」「ログイン画面はブックマークから」「請求書・パスワード変更・共有依頼は二重確認」といった行動に落ちるルールが重要です。月1回、5分で良いので、実例共有と注意喚起を回すだけで効果が出ます。

導入前後にやるべき手順：営業・管理部門でよくある失敗を潰す

ここでは、実務でよくある“導入後に困るパターン”を先回りして潰す手順を整理します。SaaS導入は、機能比較より「運用設計」と「移行の段取り」で成功が決まります。

導入前：データの種類を棚卸しする

まず、扱う情報を3段階に分けます。例として、（A）公開しても問題が小さい情報（テンプレ、一般資料）、（B）社内限定（社内マニュアル、取引先の担当者名程度）、（C）機密（顧客名簿、見積、契約、個人情報、給与）。この分類があると、どのSaaSに何を入れてよいか、共有してよいかの判断が速くなります。

導入前：アカウント方式を決める（個人アカウント禁止の判断も）

よくある失敗が「担当者が個人のフリーメールで登録し、会社として管理できない」状態です。必ず会社ドメインで発行し、管理者が棚卸しできる形にしましょう。SSOが難しい場合でも、管理者が招待し、退職時に停止できる運用は最低限必要です。

導入直後：テンプレ権限を作ってからユーザーを増やす

最初に全員を追加してしまうと、後から権限を整えるのが大変になります。最初に「営業一般」「営業管理者」「外注」「閲覧のみ」などのテンプレを作り、そこにユーザーを当てはめます。特に顧客情報を扱うSaaSは、権限設計が“後から直しにくい負債”になりがちです。

運用開始後：月1回のチェック項目を固定する

運用はチェックリスト化すると回ります。例えば、（1）退職・異動者のアカウント停止、（2）管理者権限の数、（3）外部共有リンクの棚卸し、（4）不審なログインの有無、（5）重要データのバックアップ/エクスポート確認、などです。「月1回で良いので必ず見る」を決めるだけで、事故の芽を早期に摘めます。

また、営業現場では「急ぎで外部共有したい」「スマホで見たい」という要望が必ず出ます。禁止ではなく、安全なやり方（期限付きリンク、閲覧のみ、PDF化、承認フローなど）を用意すると、現場が抜け道を作りにくくなります。セキュリティは現場と対立すると崩れます。“安全に仕事を早くする”設計が継続の鍵です。

万一に備える：インシデント対応と取引先への説明材料

どれだけ対策しても、ゼロリスクにはできません。重要なのは、万一のときに被害を最小化し、取引先・顧客に対して誠実に説明できることです。ここでは中小企業でも用意できる「備え」をまとめます。

初動を決める（誰が、何を、いつまでに）

事故時に混乱するのは「連絡先が分からない」「止め方が分からない」からです。最低限、（1）SaaS管理者、（2）社内責任者（経営者/管理部長など）、（3）ベンダーサポート窓口、（4）必要なら外部のIT支援先、を一覧にします。そして、疑いが出たら最初にパスワード変更やセッション強制ログアウト、該当ユーザー停止などを実行する手順を決めます。

ログと証跡を残す

「何が起きたか」を説明するにはログが必要です。SaaS側の監査ログ（誰がいつアクセスし、何をしたか）を確認できるプランを選ぶか、少なくとも管理画面で追える状態にしておきます。加えて、社内の決裁や共有のルールも文書化しておくと、過失の有無を整理しやすく、再発防止策も立てやすいです。

取引先への説明は“対策の全体像”で伝える

取引先に求められるのは、細かい暗号方式の説明よりも、「どう管理しているか」の全体像です。例えば次のように説明できる形に整えるとよいでしょう。

• アクセスは会社アカウントに限定し、MFAを必須化している
• 権限は役割ごとに分け、管理者権限は最小限
• 外部共有は期限付き・範囲限定、定期的に棚卸し
• ログを確認でき、退職者は即日停止
• 端末は画面ロック・更新を徹底し、紛失時の手順がある

このセットが揃うと、「SaaSを使っているから危ない」ではなく、「きちんと統制している」と伝えられます。結果として、取引条件や監査対応でも不利になりにくくなります。

まとめ

SaaSは「クラウドだから危険」ではなく、選び方と運用で安全性が大きく変わります。事故の多くは高度な攻撃というより、パスワード使い回し、退職者アカウント放置、共有設定ミスなどの“日常の隙”から起きます。

• 判断の軸は「責任分界」：ベンダー任せにせず、自社が担う運用を明確にする
• 選定ではMFA・権限管理・ログを重視し、契約上のデータ取り扱いも確認する
• 運用は最小セットで回す：アカウント・権限・共有・端末・教育を軽量に継続する
• 万一に備え、初動手順と連絡先、ログ確認の体制を整える

「便利さ」と「安全性」は両立できます。まずは、今使っているSaaSの管理画面で二要素認証の設定、管理者権限の人数、外部共有リンクの棚卸しから始めてみてください。それだけでも、情報漏えいリスクは大きく下がります。