SaaSは何に使われている？身近な活用例と業務シーン紹介

SaaSとは？身近にある「使うだけのソフト」の正体

SaaSとは、Software as a Serviceの略で、ソフトウェアを「買って自社PCに入れる」のではなく、インターネット経由で「サービスとして使う」形です。多くはブラウザでログインして利用し、月額・年額の利用料を支払います。たとえば、メール、チャット、オンライン会議、顧客管理、会計、勤怠など、日々の業務で使うツールの多くがSaaS化しています。

中小企業の現場でSaaSが広がった理由はシンプルです。自社でサーバーを用意したり、アップデート対応を抱えたりせず、「必要な機能を必要な人数で、すぐ使い始められる」からです。導入までのスピードが速く、少人数でも回せるため、IT専任者がいない会社でも効果を出しやすいのが特徴です。

一方で「クラウド」「サブスク」「Webサービス」など似た言葉も多く混乱しがちです。クラウドは「ネット越しに使うコンピュータ資源」全般を指し、その上で提供される完成品のアプリがSaaSです。サブスクは料金形態の話で、SaaSは提供形態の話です。Webサービスは広い概念で、SaaSも含まれます。大事なのは言葉より、自社の業務をどこまで標準化し、ツールに任せられるかという視点です。

この記事では、専門知識がなくてもイメージできるように、身近な例と業務シーン別に「SaaSは何に使われているか」を整理し、導入の進め方・失敗しやすいポイントまで解説します。

身近なSaaSの活用例：日常と仕事の境界は意外と薄い

SaaSは「業務用の難しいシステム」というより、すでに多くの人が私生活でも似た体験をしています。たとえば、ネットバンキング、地図アプリ、オンラインストレージ、動画配信なども「ログインして、常に最新の機能を使う」点では近い考え方です。業務では、これが「会社の情報と手続きを扱う版」になったと捉えると理解が進みます。

代表的なSaaSのカテゴリは次の通りです。まずは「どの業務をSaaSで置き換えられるか」を見つけるのが第一歩です。

• コミュニケーション：チャット、オンライン会議、社内ポータル、電話のクラウド化
• 営業・顧客対応：CRM（顧客管理）、SFA（営業支援）、問い合わせ管理、MA（マーケティング自動化）
• バックオフィス：会計、請求、経費精算、勤怠、人事労務、電子契約
• 業務管理：タスク管理、プロジェクト管理、ワークフロー申請、文書管理
• データ活用：BI（可視化）、データ連携、ノーコード/ローコード

たとえば「見積はExcel、請求は会計ソフト、入金確認はネットバンク、督促はメール」とバラバラに行っていると、二重入力・転記ミス・確認漏れが増えます。SaaSの良さは、単体で便利なだけでなく、連携によって“手戻りの連鎖”を減らせる点にあります。逆に言えば、導入効果は「ツールを入れた」ではなく「業務がどうつながったか」で決まります。

また、身近な活用例として見落とされがちなのが「電子サイン（電子契約）」や「オンライン請求書発行」です。紙と押印の往復がなくなるだけで、受注のリードタイムが短縮し、キャッシュフローにも影響します。SaaSは単なるコストではなく、商談スピードや回収スピードを上げる投資になり得ます。

業務シーン別：SaaSは何に使うと効果が出やすい？

ここでは、中小企業で特に効果が出やすい業務シーンを、現場の流れに沿って紹介します。ポイントは「属人化しやすい」「確認と転記が多い」「複数人が関わる」領域から着手することです。紙・Excel・口頭のまま拡大すると破綻しやすい部分ほど、SaaSの恩恵が大きくなります。

営業：顧客情報・商談状況・見積の“最新版”を揃える

営業では、担当者ごとに顧客情報が散らばると、引き継ぎや上長の判断が遅れます。CRM/SFAのSaaSを使うと、顧客の基本情報、商談履歴、提案資料、見積、失注理由などを一元化できます。たとえば「先方の決裁者は誰か」「前回の提案で何が懸念だったか」を、電話前にすぐ確認できるようになります。

現場での導入は、いきなり“全部入力”を求めると失敗しやすいです。まずは最低限の項目（会社名・担当者・案件名・確度・次回アクション）に絞り、毎週の営業会議がそのデータを前提に回るように設計します。ツールの入力を「作業」にしないために、「入力すると得をする（探さなくて済む、報告が楽）」状態を作るのがコツです。

マーケティング：問い合わせ対応と取りこぼし防止

Webフォーム、広告、展示会、紹介など、リードが増えるほど管理が難しくなります。問い合わせ管理のSaaSやMAツールを使うと、「誰が・いつ・どの問い合わせに対応中か」が可視化され、返信漏れを減らせます。また、資料請求後に自動メールを送ったり、一定期間反応がない見込み客にフォローメールを送ったりと、仕組み化が進みます。

注意点は、過度な自動化で顧客体験を損なうことです。テンプレの連投は逆効果になりがちなので、まずは“返信速度”と“担当者の明確化”に絞って整備し、次に育成（ナーチャリング）へ進めると安全です。

バックオフィス：会計・請求・経費・勤怠を「同じルール」に寄せる

バックオフィス領域は、SaaSの導入効果が非常に出やすい分野です。会計SaaS、請求書発行SaaS、経費精算SaaS、勤怠管理SaaS、人事労務SaaSなどを組み合わせることで、手入力や紙の回覧が減ります。たとえば経費精算なら、スマホで領収書を撮影→申請→承認→仕訳連携までを一気通貫にできます。

ここで重要なのは、ツール導入より先に社内ルール（締め日、勘定科目、承認フロー、出張規定）を簡素化することです。ルールが複雑だとSaaSに移しても複雑なままになり、設定が増え、運用が回らなくなります。SaaSは“例外処理”が苦手で、“標準化”が得意です。標準化できる部分から寄せるほど効果が出ます。

契約・法務：押印・郵送・保管を減らし、検索できる状態へ

電子契約のSaaSを使うと、契約書の作成、送付、署名、締結、保管までオンラインで完結します。特に、遠方の取引先との契約や、短納期での受注が多い業種では効果が大きいです。紙の契約書だと「どこに保管したか」「最新版はどれか」が問題になりがちですが、SaaSなら検索性が高まり、監査やトラブル時の確認も迅速になります。

導入時は、まず定型契約（秘密保持契約、業務委託基本契約、発注書）から始めるとスムーズです。例外の多い契約を最初に扱うと、法務確認が増えて止まりやすいので、成功体験を作ってから範囲を広げるのが現実的です。

情報共有：ファイルの迷子と「最新版どれ？」をなくす

オンラインストレージや文書管理のSaaSは、地味ですが生産性に直結します。共有フォルダ＋メール添付運用では、同じファイルが複製され、どれが最新版かわからなくなります。SaaS上で一元管理し、権限設定と履歴管理を行えば、情報漏えいリスクも下げながら、探す時間を削減できます。

ポイントは、全社一斉に移行するのではなく、「よく使う資料の置き場」から移すことです。営業資料テンプレ、価格表、社内規程、申請書など、参照頻度が高いものから整備すると定着しやすく、結果的に他部署へも波及します。

SaaS導入の進め方：失敗しにくい手順とチェックポイント

SaaSは始めやすい反面、「とりあえず契約して使われない」「部門ごとにバラバラでデータがつながらない」といった失敗も起きがちです。導入の成否は、ツール選定よりも目的と運用設計を先に固めることで大きく変わります。

1. 目的を1行で定義：例「見積〜請求の転記をなくし、月末処理を2日短縮する」
2. 対象業務を棚卸し：現状の手順、関与者、入力項目、例外処理、困りごとを整理
3. 最小構成で試す：機能全部ではなく、最小の部署・人数・項目でPoC
4. 運用ルールを決める：入力責任者、締め、承認、命名規則、禁止事項
5. 連携と移行を計画：会計・給与・メール等との連携、データ移行の範囲を決定
6. 定着施策：初月は週次で困りごと回収、マニュアルより“例”を蓄積

特に重要なのは「何をSaaSに残し、何を残さないか」です。入力項目を増やすほど現場は疲弊します。まずは意思決定に必要な情報だけを残し、細かいメモはテンプレ化するなどして負担を抑えます。

また、費用の見方も注意が必要です。SaaSは月額費用が見えやすい一方、運用工数・教育コスト・データ移行コストが隠れがちです。見積もり時点で「導入後3か月の運用」を想定し、誰がどの作業を担うかを決めておくと、導入後の混乱を防げます。ツール費より“運用の設計費”が効くという感覚を持つと失敗しにくくなります。

SaaS活用でよくある落とし穴：導入前に知っておきたい注意点

SaaSは便利ですが、万能ではありません。導入後に「こんなはずじゃなかった」とならないために、典型的な落とし穴を押さえておきましょう。特に中小企業では、少人数ゆえに一度つまずくと“戻す”のも大変です。最初からリスクを前提に設計することが大切です。

• 部門最適で乱立：部署ごとに別ツールを契約し、顧客情報・請求情報が分断される
• 入力が定着しない：入力項目が多い、現場メリットが弱い、会議運用が変わらない
• 権限設計が甘い：退職者のアカウントが残る、閲覧権限が広すぎる
• データの出口がない：レポートが作れない、CSV出力が弱い、分析に使えない
• 例外処理が多すぎる：特殊な承認や値引きルールが多く、設定が破綻する

対策として有効なのは、導入前に「やらないこと」を決めることです。例えば、CRMで全員に詳細な日報入力を求めるのではなく、次回アクションだけは必須といった運用にする。会計連携をいきなり完璧にするのではなく、まずは請求書のフォーマット統一から始める。こうした段階設計が定着を支えます。

セキュリティ面では、二要素認証、IP制限、SSO（シングルサインオン）対応の有無を確認し、退職・異動時のアカウント削除フローを人事と連動させることが基本です。SaaSは「安全そう」ではなく、運用で安全にするものだと考えてください。

まとめ

SaaSは、インターネット経由でソフトウェアを「使うだけ」にできる仕組みで、営業・マーケ・バックオフィス・契約・情報共有など幅広い業務で活用されています。中小企業で効果を出すコツは、ツール選びよりも「目的を1行で定義し、最小構成で試し、運用ルールを先に決める」ことです。

導入を急ぐほど、部門ごとのツール乱立や入力不定着が起きやすくなります。まずは属人化しやすい領域（顧客情報、請求、契約、文書）から標準化し、必要に応じて連携・自動化の範囲を広げましょう。SaaSは、業務のスピードと再現性を上げるための土台になります。