Microsoft 365 Copilotでできることを部門別に具体例で理解する方法

Microsoft 365 Copilotとは？「何ができるか」を最短でつかむ全体像

Microsoft 365 Copilotは、Word/Excel/PowerPoint/Outlook/Teamsなど、日常業務で使うMicrosoft 365の画面の中で、文章作成・要約・分析・資料化を手伝ってくれるAI機能です。難しい開発知識がなくても使える一方で、効果は「使い方（聞き方）」と「扱うデータの置き場所・権限設計」で大きく変わります。

まず押さえたいのは、Copilotは「ゼロから全部を自動化する魔法」ではなく、人が意思決定するための下準備（整理・要約・たたき台作り）を高速化する相棒だという点です。例えば、会議の議事録を作る、メール文面を整える、提案書の構成案を作る、Excelの集計の方向性を提案する、といった「時間は取られるが付加価値が上がりにくい作業」を大きく短縮できます。

一方で、情報システム部門や管理者視点では「社内データを勝手に学習に使われないか」「機密が漏れないか」が不安になりがちです。基本的にMicrosoft 365のCopilotは、組織の権限（誰がどのファイルにアクセスできるか）を前提に動き、アクセス権のない情報を勝手に引っ張ることはできません。だからこそ導入前に、SharePoint/OneDriveの共有設定、Teamsのチーム設計、機密ラベルやDLP（情報漏えい対策）など、「見えてはいけないものが見えない」状態を先に作ることが重要です。

この記事では、営業・総務・経理・人事という部門別に、現場がイメージしやすい具体例と、失敗しない進め方（小さく始めるコツ、注意点、プロンプト例）をまとめます。「予算はあるが詳しくない」「どの業務に効くか見極めたい」という情シス・管理部門の方にも、そのまま社内説明に使える粒度を意識しています。

導入前にやるべき準備：権限・データ置き場・ルールを整える

Copilotの成果は、AIの賢さよりも「どこに、どんなデータがあり、誰が見られるか」で決まります。よくある失敗は、ファイルが個人PCやローカルに散在していてAIが参照できない、あるいは逆に共有がゆるくて意図しない閲覧が起きる、という両極端です。導入前に、最低限の土台を作っておくと、現場が「使っても何も出てこない」「怖くて使えない」状態を避けられます。

また、現場がつまずくポイントとして「プロンプト（指示文）が難しい」という声があります。結論として、プロンプトはセンスではなく型です。目的・前提・制約・出力形式をセットで伝えるだけで、品質は安定します。さらに、部門ごとに頻出する業務（見積、稟議、規程改定、月次締め、評価面談など）をテンプレ化しておくと、定着が早くなります。

もう一つ、情シスが押さえたいのは「効果測定」です。導入直後にROIを厳密に出すのは難しいため、最初はKPIをシンプルに置きます。例えば、会議要約にかかる時間、提案書の初稿作成時間、月次レポート作成時間、問い合わせ対応の一次回答時間など、時間短縮が見えやすい指標から始めると社内の納得が得やすいです。

営業でCopilotができること：提案準備・メール・会議フォローを高速化

営業部門は、資料作成・メール・会議の後処理に時間が取られ、肝心の顧客理解や提案の磨き込みに手が回らない、という課題が起きがちです。Copilotは「顧客向けアウトプットのたたき台」を素早く作り、担当者が内容を精査・調整することで、提案の質とスピードの両方を上げられます。

代表的な活用シーンは、（1）提案書の骨子作成（2）打ち合わせメモの要約と次アクション抽出（3）メール文面の下書きです。たとえばTeams会議後に、議事録を読み返してタスクを拾う作業は、忙しいほど漏れやすいポイントですが、会話内容から決定事項・宿題・期限を整理する用途で相性が良いです。

営業の具体例（Word/PowerPoint/Outlook/Teams）

• 提案書：過去提案書（社内テンプレ）を参照し、顧客課題→解決策→導入ステップ→概算の構成案を生成
• メール：打ち合わせのお礼、宿題の確認、次回アジェンダ提案を、トーン（丁寧/簡潔）指定で下書き
• 会議フォロー：Teamsの会話から論点・結論・未決事項を要約し、ToDoを担当者別にリスト化
• 提案の磨き込み：想定される反論（価格・納期・セキュリティ）と、その回答案を列挙

営業で重要なのは「事実」と「推測」を分けることです。Copilotが作った文章はもっともらしく見えますが、顧客固有情報や条件が混ざると誤りが致命傷になります。したがって、プロンプトに「事実は会議メモの範囲のみ」「不明点は質問として列挙」などの制約を入れ、不確かな部分を勝手に埋めない設計にします。

以下の打ち合わせメモを、営業フォロー用に整理してください。
# 目的
次回アクションの抜け漏れを防ぐ
# 出力形式
1) 決定事項 2) 未決事項（確認質問） 3) ToDo（担当/期限） 4) 次回アジェンダ案
# 制約
メモに書かれていない事実は推測で補完しない。不明点は「要確認」として質問化する。
# 入力
（ここにメモを貼る）

最後に、営業は社外送付物が多い部門です。生成した文章をそのまま送らず、表現・数値・固有名詞・契約条件は必ず人が確認します。特に見積や納期に関する文面は、「社内合意済みの条件だけを使う」ルールを徹底すると事故が減ります。

総務でCopilotができること：社内問い合わせ・規程・議事録を「探す→まとめる」で短縮

総務は「社内からの問い合わせ対応」「規程・申請フローの整備」「社内周知文の作成」など、広く浅く、かつ締切が多い業務が集中します。ここでのボトルネックは、都度の文章作成そのものよりも、どのルールがどこにあるか探して、読み込んで、要点を噛み砕く作業です。Copilotはこの「探す→まとめる」を助け、対応品質の平準化にも効きます。

例えば「慶弔休暇の申請方法」「出張旅費の精算」「入館証の再発行」など、同じ質問が繰り返される領域では、既存の規程や手順書から要点を抜き出し、社内向けに短い回答テンプレを作りやすくなります。対応の速さと一貫性が上がると、総務の割り込み作業が減り、改善業務に時間を回せます。

総務の具体例（Word/Outlook/Teams）

• 社内FAQ：規程・手順書をもとに「よくある質問と回答」を作成し、口調を統一
• 社内周知：制度変更の周知文を、対象者別（全社員/管理職/新入社員）に書き分け
• 議事録：会議メモから議題・結論・リスク・次回までの宿題を整理
• 文書の改定：規程の変更点を要約し、改定履歴（変更理由・影響範囲）を作成

注意点は、規程や制度は「表現の揺れ」がトラブルにつながることです。Copilotに任せる範囲は「要約・たたき台作り」に留め、最終版は必ず原文（正式規程）と照合します。特に労務・法務に関わる文書は、AI生成文を正式な根拠として扱わない運用が安全です。

以下の規程本文をもとに、社内問い合わせへの回答文を作ってください。
# 前提
正式な根拠は規程本文であり、回答文は「分かりやすい説明」です
# 出力
・結論（1〜2行）
・手順（箇条書き）
・注意点（例外や期限）
・参照（規程の該当章タイトル）
# 制約
規程にない条件は追加しない。曖昧な点は「総務に確認」と明記する。
（ここに規程本文を貼る）

総務で成果が出やすい進め方は、まず問い合わせが多いトップ10を洗い出し、「回答テンプレ＋参照元リンク（SharePoint）」を整備することです。Copilotを活用すると、テンプレ作成の初速が上がり、運用の改善サイクルも回しやすくなります。

経理でCopilotができること：月次レポート・仕訳レビュー・差異説明を「早く正確に」

経理は正確性が最優先で、AI活用に慎重になりやすい部門です。ただし、Copilotが得意なのは「計算そのもの」よりも、数字を読み解いて説明するための文章化、レポートの見せ方、確認観点の提示です。つまり、経理担当者の判断を置き換えるのではなく、判断を支える作業を軽くします。

典型例は、月次の損益レポートや部門別実績の「差異説明」です。Excelで集計した数字をもとに、前年差・予算差・前月差の大きい項目をピックアップし、「増減要因の仮説」「追加で確認すべきデータ」「部門への質問案」を作る用途が有効です。数字を見てから文章を書くまでの時間が短くなるため、締め作業のピークをならせます。

経理の具体例（Excel/Word/Outlook）

• 差異分析：前年差・予算差の大きい科目を抽出し、要因仮説と確認リストを作成
• レポート文章：役員向け月次報告の要約文（重要トピック3点、懸念、次アクション）を下書き
• チェック観点：仕訳レビュー時の確認観点（異常値、突発費用、計上タイミング）を提示
• 依頼メール：各部門への確認依頼を、必要データと期限を明確にした文面で作成

経理での注意は、Copilotが出す「増減要因」が推測になりやすい点です。そこで、プロンプトに「仮説は仮説としてラベル付け」「事実は数値と元データへの参照で示す」ことを求めます。また、個人情報や取引先情報を含むデータを扱う場合は、データの共有範囲を適切に制限し、必要最小限の情報で作業するのが基本です。

この月次PL（部門別）の増減ポイントを整理してください。
# 目的
役員向け報告の下書きを作る
# 出力
1) 重要な増減TOP5（科目/金額/前年差/予算差）
2) 要因の仮説（仮説と明記）
3) 追加で確認すべきデータ（例：請求書、発注、原価明細）
4) 部門への質問案（短文）
# 制約
根拠のない断定はしない。事実と仮説を分ける。
（ここに表を貼る、または該当範囲を貼る）

運用面では、経理の成果は「月次が早く閉まる」だけでなく、「説明が分かりやすい」「確認依頼が的確で手戻りが減る」に出ます。最初は一部のレポート文章化から始め、社内のレビュー観点（経理部長の見方）をテンプレ化すると、品質を保ちながら展開できます。

人事でCopilotができること：採用・評価・研修・社内文書を“公平に”整える

人事は文章業務が多く、かつ配慮が必要な領域です。求人票、面接の評価コメント、異動通知、研修案内、社内規程、1on1の記録整理など、言葉の選び方ひとつで受け手の印象が変わります。Copilotは文章のたたき台作りや、長文の要点整理、フォーマット統一に役立ちます。

特に効果が出やすいのは、採用広報・求人票の改善と、面接官間の評価観点の統一です。例えば、職種ごとに「必須要件」「歓迎要件」「期待成果」「入社後3か月のゴール」を整理し、候補者に伝わる言い回しへ整える。あるいは面接後のメモから、評価項目に沿って事実ベースで要約し、次回面接で確認すべき質問を抽出する、といった使い方です。

人事の具体例（Word/Teams/Outlook）

• 求人票：役割・必須要件・評価基準を整理し、応募者に伝わる文章へリライト
• 面接記録：メモを評価項目（スキル/カルチャー/志向）に沿って要約し、確認質問を作成
• 研修設計：新人研修のカリキュラム案、到達目標、理解度チェックの設問案を作成
• 社内アナウンス：制度改定や評価期間の案内文を、誤解が出ない構成で作成

人事領域の注意点は2つあります。1つ目はバイアスです。AIは文章の癖や一般論に引っ張られることがあり、評価コメントが曖昧になったり、特定属性に不利な表現が混ざるリスクがあります。2つ目は個人情報です。候補者や従業員の情報は取り扱いに細心の注意が必要で、共有範囲・保存先・アクセス権を厳格にします。個人情報を含む入力は最小限にし、匿名化（Aさん、候補者X）して作業するのが実務的です。

以下は面接官のメモです。評価会議用に整理してください。
# 出力
・事実（候補者が述べた内容の要約）
・評価（評価項目ごと：根拠となる発言を添える）
・懸念点（未確認事項）
・次回の確認質問（5つ）
# 制約
推測で人物像を断定しない。属性に関する不適切な表現は避け、職務要件に紐づけて書く。
（ここにメモを貼る）

人事で定着させるコツは、「テンプレ＋チェックリスト」をセットにすることです。求人票なら法務・広報観点のチェック、面接記録なら評価項目と禁止表現、研修なら到達目標の整合性など、最終レビューを人が担保する流れを作ると安心して活用が進みます。

失敗しない進め方：小さく始めて、部門テンプレを育てる運用設計

Copilot導入を成功させるには、「全社一斉」より「対象業務を絞ったスモールスタート」が現実的です。理由は、部門ごとにデータの置き場も文化も違い、同じ使い方がそのまま横展開できないためです。まずは効果が見えやすい業務を選び、テンプレ化し、教育とガバナンスを一緒に回します。

おすすめは、各部門で1〜2業務に絞り、2〜4週間で試す形です。例えば営業なら「会議要約とToDo化」、総務なら「問い合わせテンプレ」、経理なら「月次差異説明の下書き」、人事なら「面接メモの整理」など、成果が時間短縮として表れやすいテーマが向いています。成功の指標は“削減時間”と“手戻り減”をセットで見ると、現場の納得が得られます。

また、生成物の品質問題は「プロンプトが悪い」より「入力が整っていない」ことが原因のケースが多いです。会議メモが箇条書きでなく時系列が混ざっている、Excelの列名が曖昧、ファイル名や版管理がバラバラ、といった状態ではAIも迷います。Copilot導入は、情報整理（ナレッジ整備）を進める良いきっかけになります。

最後に、社内説明では「AIが仕事を奪う」不安が出やすい点にも配慮が必要です。現実的には、Copilotは雑務を減らして本来業務に集中するための道具です。評価制度やレビュー責任（最終判断は人）を明確にし、安心して使える環境を作ることで、利用率と効果が伸びます。

まとめ

Microsoft 365 Copilotは、営業・総務・経理・人事それぞれの「探す」「まとめる」「書く」「説明する」を加速し、日々の業務を実務レベルで効率化できます。営業では提案準備と会議フォロー、総務では問い合わせ対応と規程要約、経理では差異説明の文章化と確認観点の整理、人事では採用・評価・研修文書の整備が特に相性の良い領域です。

成果を出すポイントは、AIに丸投げせず、権限設計・データ置き場・利用ルールを先に整えたうえで、部門別テンプレ（プロンプトの型）を育てることです。小さく始めて、効果測定しながら横展開すると、情シスの負担も抑えつつ全社の納得感を作れます。

「どの業務から始めるべきか」「SharePoint/Teamsの権限が不安」「社内テンプレやルールを作りたい」といった場合は、導入計画と運用設計をセットで進めるのが近道です。