Geminiを仕事に入れると何が変わる？部門別（営業/総務/情シス）の活用方法

Geminiを「仕事に入れる」と何が変わるのか

生成AIの導入は「すごそうだけど、結局なにが楽になるの？」で止まりがちです。結論から言うと、Geminiは“人が文章や情報を整える作業”を大幅に肩代わりし、判断と対話の時間を増やすことで仕事を変えます。たとえば、メール文面の作成、議事録の要約、社内ルールの読み替え、提案資料の叩き台、FAQの整備など「ゼロ→イチ」や「散らばった情報→まとまった形」にする作業が短縮されます。

一方で、導入効果が出る会社と出ない会社の差は、ツール選びよりも「どの業務を、どの手順で、誰が使うか」を先に決められるかです。Gemini（Googleの生成AI）は、Google Workspace（Gmail/Googleドキュメント/スプレッドシート等）との相性が良い場面が多く、既存の業務フローに“差し込みやすい”のが特徴です。とはいえ、社外秘情報の扱い、社内ルール、承認フローの設計を曖昧にすると、便利さより不安が勝って利用が定着しません。

この記事では、AIや開発に詳しくない方でも実務に落とし込めるように、営業・総務・情シス（情報システム）それぞれの「使いどころ」「手順」「失敗しないコツ」を具体的に整理します。読み終えるころには、自社でまず試すべき業務と、導入に必要な最低限のルールが見えるはずです。

導入前に押さえる前提：できること・できないこと、情報の扱い

Geminiを業務で使うときに最初に押さえたいのは、「万能な正解マシンではない」という点です。Geminiは文章生成や要約、アイデア出し、表の整理、手順書の草案づくりが得意ですが、社内の事実を自動で正しく把握しているわけではありません。入力した内容に基づいて“それっぽく整える”のが基本の動きです。だからこそ「何を渡し、何を出してほしいか」を具体的に書くほど精度が上がります。

次に重要なのが情報管理です。導入が進まない原因の多くは「便利そうだが、どこまで入力していいのか分からない」という心理的不安です。ここは情シスだけで抱え込まず、総務（規程・監査・個人情報）や現場（実務）も巻き込み、会社としての線引きを作るのが近道です。最低限、次の3段階で運用ルールを決めると混乱が減ります。

• 入力禁止：個人情報（住所・電話・マイナンバー等）、機密契約情報、未公開の財務情報、顧客の秘密情報など
• 入力OKだが匿名化：顧客名や案件名を伏せ、固有名詞を「A社」「B案件」に置き換える
• 入力OK：公開情報、一般的な文面、社内で共有可能なテンプレ、手順の一般化

さらに、実務上は「AIが出したものはそのまま送らない」ルールが効きます。メール・見積条件・規程文など、誤りが事故につながるものは、必ず人が“最終責任者として確認する”運用にします。これだけで、現場の抵抗感が大きく下がります。

最後に、業務へ入れるときは小さく始めるのが鉄則です。いきなり全社導入や全業務への適用を狙うより、「1部門×3業務」程度で、効果測定（時間短縮・ミス削減・標準化）を数字で掴み、成功例を横展開する方が失敗しにくいです。以降では、部門別に“最初の3業務”候補を提案します。

営業での活用：提案の質とスピードを同時に上げる

営業は「顧客理解→提案仮説→資料化→フォロー」という流れで、文章と情報整理の比重が大きい職種です。Geminiを入れると、提案準備の“下ごしらえ”が短縮され、顧客との対話に時間を回せるようになります。特に中小企業では、営業担当が資料作成やメールを抱え込みやすく、ここに効果が出やすいです。

営業でまず効くユースケース

• 商談メモの要約：メモや文字起こしから「課題/現状/決裁者/次アクション」を整理
• 提案書の叩き台：顧客業界・課題・競合を整理し、構成案と見出しを生成
• メール文面の標準化：初回お礼、日程調整、見積送付、失注フォローをテンプレ化
• 想定QAの作成：提案前に“突っ込まれそうな点”を列挙し回答案を作る

たとえば提案書は、いきなり本文を書かせるより「構成→論点→根拠→表現」の順に分けると安定します。まずGeminiに「顧客の課題」「導入目的」「制約（予算/期限/体制）」を箇条書きで渡し、章立てを作らせます。その後、章ごとに「この章で伝えるべき要点を3つ」「顧客の懸念と回答」を追加で生成させると、薄い文章になりにくいです。

営業向けプロンプト例（そのまま使える形）

あなたはBtoB営業の提案資料作成担当です。
以下の商談メモを、提案に使える形に整理してください。

【商談メモ】
- 業種：
- 相手部署/役職：
- 現状の運用：
- 困っていること：
- 目標：
- 制約（予算/期限/社内体制）：
- 競合/比較検討：
- 次アクション：

【出力してほしいもの】
1) 要約（200字）
2) 課題の構造化（現象/原因/影響）
3) 提案の方向性（3案、メリデメ付き）
4) 次回商談で確認すべき質問（10個）
※固有名詞はA社などに置き換えてください。

ポイントは「役割」「入力」「出力形式」「注意（匿名化）」を最初に固定することです。これで営業担当が毎回ゼロから考えずに済み、チームで品質が揃います。さらに、メール文面は“敬語チェック係”として使うと効果が分かりやすいです。社外送信前の誤字脱字・トーン調整は、ベテランでも地味に時間を取られます。

注意点として、顧客情報をそのまま入力しない運用が必須です。「A社」「B社」と置き換えたメモを使う、見積条件などの機微情報は入れない、という線引きをチームに周知しましょう。また、生成文は“いい感じ”に見える一方で、事実確認が抜けることがあります。提案に入れる数値や実績は、社内の一次情報に当たる習慣を残すと安全です。

総務での活用：規程・申請・問い合わせ対応を“わかりやすく”する

総務は「社内ルールを運用に落とす」役割があり、文書作成と問い合わせ対応が集中します。Geminiを使うと、規程や周知文を“読まれる形”に翻訳し、問い合わせを減らす方向で効果が出ます。特に、就業規則や経費精算などは文章が硬く、現場が理解しづらいことが多いです。

総務でまず効くユースケース

• 社内文書のリライト：規程を「要点」「やること」「NG例」に分解して読みやすく
• 申請フローの整理：現行フローを箇条書き化し、抜け漏れや例外処理を洗い出す
• FAQ作成：問い合わせ履歴（個人情報は除く）から質問を分類し回答テンプレ化
• 社内アナウンス作成：全社連絡を目的別（周知/依頼/締切）に書き分ける

総務のポイントは、正確性と一貫性です。Geminiに任せきりにすると表現揺れが起こるため、「社内文書の書き方ルール（語尾、敬称、用語）」を簡単に決めてから使うと運用品質が上がります。例えば「です・ます調」「部署名の表記」「締切の書き方」などを“社内スタイル”として渡すだけで、文面が揃います。

総務向けプロンプト例（規程を現場向けに翻訳）

あなたは総務担当です。以下の規程文を、社員が迷わない案内文に直してください。

【規程文（抜粋）】
（ここに貼る）

【出力条件】
- 1) 3行要約
- 2) 手続きの手順（箇条書き）
- 3) よくあるミスと防止策（5つ）
- 4) 例外ケース（起こりやすい順に3つ）
- 語尾は「です・ます」、専門用語には短い補足を付ける
- 法的判断が必要な場合は「総務へ確認」と明記する

また、問い合わせ削減には「FAQ→フォーム→自動返信」の導線設計が効きます。GeminiでFAQの初稿を作り、社内サイト（ポータル）に載せ、申請フォームの入力例を充実させる。これだけで、総務への個別質問が減りやすいです。“質問を受けてから答える”から“迷う前に案内する”へ転換できます。

注意点は、労務・法務・個人情報に関わる領域です。Geminiは一般的な説明はできますが、会社固有のルールや契約条件、法律解釈の断定は避けるべきです。運用としては「叩き台作成まで」「最終文言は責任者が確定」「個人情報は入力しない（例：休職理由の詳細など）」を明文化すると安全です。

情シスでの活用：問い合わせ一次対応、手順書整備、導入判断のスピードアップ

情シスは「社内ITの窓口」として、ヘルプデスク、アカウント管理、端末管理、SaaS運用、セキュリティ対応など幅広く抱えます。Geminiを使うと、問い合わせ対応と文書整備の負担が下がり、重要案件（安全性・投資判断）に集中できるようになります。特に、同じ質問が繰り返される環境では効果が分かりやすいです。

情シスでまず効くユースケース

• ヘルプデスクの一次切り分け：症状から確認手順を提示し、必要情報（OS/アプリ版/エラーメッセージ）を揃える
• 手順書・ナレッジの整備：口頭や属人化した作業を「手順」「注意」「ロールバック」まで文章化
• セキュリティ周知文の作成：フィッシング注意喚起などを分かりやすく短文化
• SaaS選定の比較表：要件から比較観点を作り、RFP（要望書）の叩き台を作る

情シスがGeminiを使う際は「入力するログや画面情報」に注意が必要です。スクリーンショットやログには個人情報やトークンが含まれることがあります。運用としては、ログはマスキング（伏字）してから要約させる、そもそも機微情報は貼らない、を徹底します。

情シス向けプロンプト例（問い合わせの情報を揃える）

あなたは社内ヘルプデスクの一次対応担当です。
ユーザーからの問い合わせ文を、切り分けに必要な情報が揃うように整理してください。

【問い合わせ文】
（ここに貼る：個人名やメールアドレスは削除）

【出力】
1) 症状の要約（1～2行）
2) まず確認する質問（最大8個）
3) 既知の原因候補（優先度順）
4) ユーザーに案内する手順（丁寧語、3～7ステップ）
5) 情シスが次に見るべき情報（ログの種類など）
※断定せず、「可能性」「想定」と表現する

さらに、導入判断にも使えます。たとえば「社内で生成AIを使いたいが、どこまでOKか」「Google Workspaceを前提に、Geminiをどう入れるか」というテーマで、論点（費用、権限、監査、教育、運用）を洗い出し、社内説明資料の骨子を作る用途です。予算がある企業ほど、稟議・説明・合意形成の資料作成が重くなります。Geminiはこの“整理”を手伝えます。

ただし、情シスで最も大事なのは「全社の安心感」を作ることです。便利でも怖いと思われると使われません。おすすめは、全社向けに次の3点を短く周知することです。

• 使って良い業務：要約、文章の下書き、社内ナレッジ整備（匿名化前提）
• 禁止事項：個人情報・顧客秘密・認証情報・未公開情報の入力
• 守り方：生成物はコピペ送信しない、最終確認を必ず行う

この3点があるだけで、現場は安心して試せます。ルールが多すぎると守れないので、まずはシンプルに始め、運用しながら更新するのが現実的です。

小さく始めて定着させる導入ステップ（社内ルール・教育・効果測定）

Geminiの導入を成功させるには、「ツールを配る」ではなく「使い方が回る仕組み」を作る必要があります。ここでは、非エンジニア中心の会社でも進めやすい手順に落とします。最初の1か月で“使われる状態”を作ることを目標にしてください。

1. 対象業務を3つに絞る：営業ならメール/提案骨子/商談要約、総務なら周知文/規程の翻訳/FAQ、情シスなら一次切り分け/手順書/周知文など
2. 入力ルール（禁止・匿名化・OK）を1枚にする：迷ったら「匿名化」へ倒す運用に
3. テンプレ（プロンプト）を配布する：個人の工夫に任せず、社内で共通化
4. レビュー線を決める：社外送信物や規程は、最終確認者を明確に
5. 効果測定を簡単に：週1回、削減時間（分）と使った業務を記録する

効果測定は難しくしないのがコツです。「作成に何分かかったか」「修正回数」「問い合わせ件数」など、現場が把握できる指標にします。たとえば営業なら「提案資料の初稿までの時間」、総務なら「同種問い合わせ件数」、情シスなら「一次対応で揃う情報の不足率」などが分かりやすいです。数字が出ると、社内での評価と横展開が一気に進みます。

教育は研修より“使いながら覚える”設計が現実的です。具体的には、テンプレを3つ配り、週1回の共有会で「良かった例」「危なかった例」を持ち寄ります。ここで、Geminiの出力をそのまま使って失敗しそうだった事例（言い回しが強い、事実が混ざる、前提が違う）を共有すると、全体のリテラシーが上がります。成功例だけでなく、ヒヤリハットを共有できる文化が定着の鍵です。

最後に、社内導入でよくあるつまずきは「結局みんな忙しくて使わない」です。これを避けるには、業務フローの中に“使うタイミング”を埋め込むことです。例えば、営業は商談後にテンプレで要約→CRMに貼る、総務は周知文を出す前にテンプレで読みやすくする、情シスは問い合わせ受付時にテンプレで質問リストを返す、というように“いつ使うか”を決めます。

よくある失敗と回避策：現場が安心して使える状態を作る

Geminiの活用がうまくいかないパターンは、技術より運用の問題がほとんどです。代表的な失敗と回避策を押さえておくと、導入の成功率が上がります。

• 失敗：何でもAIに聞いてしまい、回答がブレる
  回避：テンプレ化し、「出力形式」を固定する。要約、箇条書き、表、チェックリストなど型を決める。
• 失敗：社内情報を入れて良いか不安で誰も使わない
  回避：「禁止・匿名化・OK」を紙1枚に。迷ったら匿名化、社外秘は入れない。
• 失敗：生成物をそのまま送ってトラブルになる
  回避：社外送信・規程・見積条件は必ず人が最終確認。生成物は“下書き”として扱う。
• 失敗：導入したが効果が説明できず予算が止まる
  回避：削減時間・問い合わせ件数・初稿作成時間など、簡単な指標を決めて記録する。
• 失敗：一部の詳しい人だけが使い、属人化する
  回避：部門別テンプレを共有し、月1回アップデート。誰でも同じ品質で使える状態にする。

現場の心理としては、「間違えたら怒られる」「ルールが不明」が最大のブレーキです。だからこそ、最初は“安全側”に倒した運用で始め、慣れてきたら範囲を広げる方がうまくいきます。Geminiは、使い方がうまい人ほど効果が出ますが、会社としては平均点を上げる仕組みが重要です。

また、AIの出力品質は入力の質に引っ張られます。入力が短いと推測が増え、当たり外れが出ます。逆に、箇条書きで前提を渡し、出力形式を指定すると安定します。これは営業・総務・情シスのどの部門でも共通です。「AIに丸投げ」ではなく「AIに仕事を分割して渡す」感覚が大事になります。

まとめ

Geminiを仕事に入れると、メール・資料・手順書・周知文・FAQなど、文章化と整理にかかる時間が減り、判断や対話に時間を回せるようになります。営業では提案準備の下ごしらえ、総務では規程の翻訳と問い合わせ削減、情シスでは一次切り分けとナレッジ整備が特に効果を出しやすい領域です。

一方で、成功の鍵は「使いどころの絞り込み」「入力ルール（禁止・匿名化・OK）の明確化」「テンプレ（プロンプト）の共通化」「最終確認の運用」です。小さく始めて数字で効果を掴み、部門をまたいで横展開すると、無理なく定着します。

「どの業務から始めるべきか」「社内ルールをどう設計すべきか」「Google Workspace前提でGeminiをどう組み込むか」など、状況に合わせた設計が必要な場合は、伴走型で進めるのが近道です。