Copilotの社内利用ルール（入力禁止情報・ガイドライン）を作る方法

なぜ今「Copilotの社内利用ルール」が必要なのか

Microsoft Copilotは、文章作成・要約・議事録・データ整理・コード補助など、幅広い業務を短時間で片付けられる便利なAIです。一方で、社内で使い始めると最初にぶつかるのが「何を入力していいのか分からない」「どこまで任せていいのか不安」という壁です。結論から言うと、Copilot自体が危険なのではなく、入力する情報と使い方が曖昧なまま運用することがリスクになります。

特に情シスや管理部門が少人数の企業では、現場が先に使い始め、後からルール整備が追いつかないケースが起きがちです。すると、顧客情報・個人情報・機密資料の断片がプロンプトに混ざったり、誤った回答をそのまま社外資料に転用してしまったりと、事故が「良かれと思って」発生します。これはAIの性能問題というより、社内の情報管理と承認プロセスの問題です。

また、Copilotには製品群（Microsoft 365 Copilot、Copilot in Edge、WindowsのCopilot、GitHub Copilotなど）があり、社内で「Copilot」と呼んでいる対象が人によって違うことも混乱の原因になります。まずは自社で許可するCopilotの種類と利用範囲を定義し、入力禁止情報・出力の取り扱い・確認手順をセットで決める必要があります。

この記事では、開発の専門知識がなくても作れる「社内利用ルール（入力禁止情報・ガイドライン）」の作り方を、テンプレ付きで解説します。目的は、禁止だらけの運用にすることではなく、現場が安心して使える“使い方のレール”を敷くことです。

最初に決めるべき前提：対象Copilot・利用目的・責任者

ルール作りは、いきなり「入力禁止情報」を列挙すると失敗します。先に前提を揃えると、ルールが短く・分かりやすくなります。まず決めたいのは「どのCopilotを、何のために、誰が管理するか」です。ここが曖昧だと、現場は“都合の良い解釈”で進めてしまい、あとで統制できません。

対象を明確にする（製品の切り分け）

例として、社内でよく混ざる対象は次の通りです。

• Microsoft 365 Copilot（Outlook、Word、Excel、Teams等と連携）
• Copilot in Edge（ブラウザ上の支援）
• Windows Copilot（OS機能としての支援）
• GitHub Copilot（開発者向けのコード補助）

情シスとしては、許可する対象を「社給アカウントでログインしたMicrosoft 365 Copilotのみ」など、まず一文で言える状態にします。対象を絞るほど、ルールは簡単になります。逆に、私物端末・個人アカウント・無料の外部AIまで含めると統制が難しくなります。

利用目的を「業務シーン」で定義する

「生産性向上」だけだと抽象的なので、許可する代表的な業務シーンを定義します。例えば「メール下書き」「議事録の要点整理」「社内規程の要約」「社内FAQのたたき台」「Excel関数の提案」などです。目的が決まると、入力して良い情報の粒度（匿名化の必要性など）も決めやすくなります。

責任者と承認フローを決める

ルールは“作って終わり”ではなく、例外対応・更新が必ず発生します。責任者（情報セキュリティ責任者や情シス責任者など）と、現場からの質問窓口を決めます。ここで重要なのは、現場が迷った時に止まれるルートを用意することです。「分からないから、とりあえず入力」は事故の起点になります。

入力禁止情報を作る：分類→例→置き換えルールの順で決める

社内ルールで最も重要なのが、Copilotに「入力してはいけない情報」を明確にすることです。ただし禁止リストを長くしすぎると読まれません。おすすめは「分類（カテゴリ）」「具体例」「代替（置き換え）方法」をセットで書くことです。禁止の理由が分かり、現場が次に何をすべきかまで決まるため、実務で守られやすくなります。

入力禁止情報の代表カテゴリ（テンプレ）

• 個人情報：氏名、住所、電話番号、メール、顔写真、社員番号、マイナンバー、健康情報など
• 顧客・取引先情報：担当者名、契約内容、単価、与信、問い合わせ履歴、障害チケット内容など
• 認証情報・秘密情報：パスワード、APIキー、秘密鍵、トークン、VPN設定、Wi-Fiパスコード
• 未公開の経営・財務情報：月次試算表、資金繰り、M&A、未発表の人事・組織改編
• ソースコード・設計の機密：社内独自アルゴリズム、顧客向け個別開発のコード、脆弱性情報
• 法務・人事のセンシティブ情報：懲戒、評価、採用選考、労務トラブル、訴訟関連

上記は「全面禁止」ではなく、入力条件を切り分けることも可能です。例えば、個人情報は原則禁止でも「匿名化して統計化した内容（例：年代別の傾向）」なら入力可、といった運用が現実的です。

具体例の書き方：業務文面をそのまま載せる

現場が迷うのは「これって個人情報になる？」「この程度なら大丈夫？」のグレーゾーンです。ルールには例文を入れます。

このように、「何を伏せるか」を明示すると運用が回ります。

置き換え（匿名化）ルールを決める

禁止だけだと業務が止まるため、置き換えルールをセットにします。例えば、氏名→「担当者A」、会社名→「取引先X」、金額→「約○万円」、日付→「2026年2月上旬」のように抽象化します。重要なのは、本人や企業が特定できる手掛かりを複数セットで入れないことです（部署名＋日付＋地域＋金額などが揃うと特定されやすい）。

ガイドライン本体：使い方のルール（プロンプト・出力・共有・ログ）

入力禁止情報が決まったら、次に「どう使うか」のガイドラインを整備します。ここでの狙いは、現場の生産性を落とさずに品質と安全性を上げることです。Copilotの回答は便利ですが、常に正しいわけではありません。したがって、出力を“そのまま採用しない”前提の運用が必要です。

プロンプトの基本ルール（現場が再現できる書き方）

ガイドラインには、プロンプトの型を載せます。例えば「目的→前提→制約→出力形式→確認観点」です。

目的：取引先への日程調整メールを丁寧に書きたい
前提：こちらは発注側。相手の都合を優先する
制約：固有名詞・個人名・契約金額は書かない
出力形式：件名案3つ＋本文（敬語、200〜300字）
確認観点：失礼な表現がないか、二重敬語がないか

型があると、誰が使っても一定の品質になり、情シス側も教育コストを下げられます。

出力（生成結果）の取り扱いルール

• 事実確認：外部情報・数値・法律・規格などは必ず一次情報（公式サイト、契約書、社内規程）で確認する
• 最終責任：提出物（対外資料、見積、契約文、プレス文）は人が最終確認し、Copilotは補助に留める
• 引用・転載は禁止：生成文のコピペではなく、必要に応じて自社の言葉に整える（著作物・機密混入の観点）

ここは強めに書くべきポイントです。Copilotの出力を「最終成果物」と誤解すると事故になります。Copilotは“下書き担当”で、決裁者ではないと明記します。

共有・保存・転載のルール

生成した文章や要約を、Teamsやメールで共有する際のルールも必要です。例えば「社外共有は禁止」「社内共有は必要最小限」「ログやスクリーンショットをチケットに貼らない」などです。特に、障害対応や顧客サポートでは、問い合わせ本文をそのまま貼りがちなので注意します。

また、Copilotの利用ログや管理者側の監査の考え方も、社員に一言示しておくとトラブルが減ります。監視が目的ではなく、情報漏えい防止と改善のため、という説明です。

社内で守られる運用にする：教育・申請・例外・定期見直し

ルールは文章として正しくても、現場で守られなければ意味がありません。守られるルールにするコツは「短い」「迷わない」「質問できる」「更新される」です。情シスが全部抱えるのではなく、現場が自走できる仕組みに寄せます。

教育は「30分の最低限＋職種別の追加」で十分

全社員向けには、次の3点だけに絞った短い教育が効果的です。

• Copilotでできること／できないこと（万能ではない）
• 入力禁止情報（具体例つき）
• 出力は必ず人が確認する

その上で、営業・人事・経理・カスタマーサポートなど、情報の性質が違う部署には追加の注意点を配布します。部署別の“やりがち事故”を先回りして書くと、現場の納得感が上がります。

例外申請の窓口を用意する

「このデータは匿名化すれば使える？」「この資料を要約したいが機密区分は？」といった相談が必ず出ます。申請フォーム（Teamsや社内ポータルでOK）を作り、判断基準も簡単に書きます。例外を全部禁止すると、現場は結局、無断で外部AIに入れるなどの“シャドーIT”に向かいます。例外を管理できる形で許可する方が、結果的に安全です。

監査・ログ・棚卸の運用を決める

大企業の情シスであれば、テナント設定、DLP、条件付きアクセス、監査ログなどの統制とセットで運用します。中小企業でも、最低限「対象アカウント」「利用部門」「目的」「問い合わせ履歴」を棚卸するだけで、運用の改善が回ります。重要なのは、導入後に“使われ方の実態”を見てルールを更新することです。

見直し頻度と更新手順

Copilotは機能が増え、連携範囲も広がります。半年〜四半期に一度、「入力禁止情報に追加はないか」「部署別の事故が起きていないか」「便利な使い方を標準化できないか」を見直します。更新の際は、ルールの版数、更新日、変更点を明記し、社内周知を徹底します。

そのまま使える：社内利用ルール（入力禁止情報・ガイドライン）ひな形

最後に、社内へ展開しやすい形でひな形をまとめます。自社の実態に合わせて、対象Copilotや禁止カテゴリ、例外申請を調整してください。文章は短く、運用で補うのがポイントです。

ひな形を配って終わりではなく、「禁止例／OK例」「部署別の注意点」「よくある質問」を追加すると、現場の迷いが減ります。特に、顧客対応・人事・経理は扱う情報がセンシティブなので、最初に重点部署として運用設計するのが効果的です。

まとめ

Copilotの社内利用を安全に進める鍵は、「入力禁止情報」だけでなく、対象範囲・利用目的・責任者・出力の確認手順までを一貫して決めることです。現場の生産性を落とさないためには、禁止を増やすよりも、匿名化のやり方、プロンプトの型、例外申請の窓口を用意し、迷った時に止まれる仕組みを作るのが効果的です。ルールは短く作り、運用で育てることを前提に、四半期〜半年に一度の見直しで継続的に改善してください。