Copilotで資料作成を時短する方法（報告書・稟議・提案書の作り方）

Copilotで「資料作成が遅い」を解決できる理由

報告書・稟議・提案書は、実は「考える」よりも「整える」工程に時間が取られがちです。たとえば、過去資料の探索、構成づくり、文章の言い回し調整、体裁（箇条書き・表・見出し）の統一、関係者からの指摘対応などです。Microsoft 365環境で使えるCopilot（Microsoft Copilot / Copilot for Microsoft 365）は、Word・PowerPoint・Excel・Outlook・Teamsと連携し、こうした“整える作業”をまとめて短縮できます。

ポイントは、Copilotを「何でも答える検索エンジン」として使うのではなく、社内文書を作るための下ごしらえ役として使うことです。たとえば、会議メモから報告書のドラフトを作る、稟議の論点を漏れなく列挙する、提案書の章立てを標準化する、といった使い方が向いています。

一方で、AIが作る文章は“もっともらしいが間違う”ことがあります。特に数字、契約条件、法務・セキュリティ関連、社内ルールは誤りが許されません。そこで本記事では、AIに詳しくない方でも安全に成果を出すために、Copilotの使いどころと注意点、そして報告書・稟議・提案書の作り方を「テンプレ＋プロンプト例」でまとめます。

まず押さえる：Copilotの種類と「できること／できないこと」

「Copilot」と呼ばれる製品は複数あります。一般的に業務資料で活用するなら、Microsoft 365アプリに組み込まれたCopilot for Microsoft 365（組織のID・権限で動くもの）が中心です。加えて、WindowsやWebで使えるCopilot、Edgeの機能、GitHub Copilotなどがあり、用途が異なります。情シスや管理者の方は、まず“どのCopilotを社内で使うか”を明確化するのが第一歩です。

できることは大きく3つです。①既存情報を要約・整理する（会議メモ、メール、チャット、議事録、過去資料）、②たたき台を作る（章立て、ドラフト、箇条書き、文章のトーン調整）、③体裁や表現を整える（冗長表現の削減、用語統一、読み手別の書き換え）です。特に、Wordの下書き作成、PowerPointの構成案、Excelの分析結果の説明文作成は相性が良いです。

できないこと／注意が必要なこともあります。第一に、社内の正しい数字や最新ルールを自動で保証してくれるわけではありません。第二に、入力した指示が曖昧だと、一般論で埋めた“それっぽい文章”になりがちです。第三に、共有範囲や権限の設計が甘いと、参照してよい資料といけない資料の境界が曖昧になり、監査・情報管理上のリスクになります。

導入前に整えると効果が跳ねる：権限・テンプレ・材料集め

Copilotで時短するコツは、プロンプト以前に「材料（入力）」を整えることです。材料が散らばっていると、AIが探しきれず、結局人が貼り合わせることになります。逆に、過去の良い資料、稟議の承認観点、提案書の勝ちパターンが整理されていると、Copilotが“会社らしい”ドラフトを作りやすくなります。

権限と保管場所（迷子をなくす）

まず、SharePoint/OneDrive/Teamsの保管場所を「部署別」「案件別」「テンプレ置き場」に分け、閲覧権限を見直します。Copilotは原則、ユーザーがアクセスできる範囲の情報をもとに応答します。つまり、アクセスできない場所の情報は出てこないため、“必要なのに見えない”状態を減らすと、回答の品質が上がります。逆に、見えてはいけないものが見えると大事故なので、ここは情シス主導で整備する価値があります。

テンプレの標準化（毎回ゼロをやめる）

報告書・稟議・提案書は、会社ごとに「いつもこの章立て」「この表現が好まれる」があります。そこで、Word/PowerPointのテンプレを最低限3種類用意します。たとえば、報告書は「目的→結論→事実→原因→対応→次アクション」、稟議は「背景→目的→内容→費用→効果→リスク→代替案」、提案書は「課題→方針→解決策→体制→スケジュール→費用→効果」です。Copilotにテンプレに沿って書かせるだけで、体裁調整の時間が減ります。

材料セット（ソース）を作る

Copilotが得意なのは、複数の材料をまとめて要約し、筋道を立て直すことです。そこで、資料作成前に「材料セット」を作ります。例：会議メモ（Teams/OneNote）、要点箇条書き、見積（Excel）、関係メール（Outlook）、過去の類似稟議、顧客要件（議事録）など。材料が揃っていれば、プロンプトは短くても高品質になります。

報告書をCopilotで速く・読みやすく作る（テンプレ＋プロンプト）

報告書は「何が起きたか」「何がわかったか」「次に何をするか」を短時間で伝える文書です。ありがちな悩みは、時系列メモを文章に整えるのに時間がかかる、結論がぼやける、上司から“で、どうするの？”と言われる、です。ここではCopilotを使って、メモ→構成→清書→要約の流れを作ります。

使える章構成（迷ったらこれ）

• 結論（結局どうなったか）
• 背景／目的（なぜやったか）
• 事実（観測結果・実績・発生事象）
• 原因・考察（仮説と根拠）
• 対応（実施済み／未実施）
• 次アクション（担当・期限・依存関係）

Copilotには、まず「結論先出し」で書かせると読みやすくなります。文章が長くなりがちな場合は、最初に“上長向け3行要約”を作り、その後に詳細を書かせるのが効果的です。

プロンプト例（Word/Teamsメモ→報告書）

以下のメモをもとに、社内向けの報告書ドラフトを作ってください。
出力は「結論→背景/目的→事実→原因/考察→対応→次アクション」の順。
条件：
- 結論は最初に3行で要約
- 事実と推測を分けて書く（推測は「考察」と明記）
- 次アクションは担当/期限/優先度を箇条書き
メモ：
（ここに会議メモや箇条書きを貼る）

作成後は、Copilotに「読み手別」の書き換えをさせると便利です。たとえば、経営層向けは短く、現場向けは手順を厚くします。

仕上げの指示（レビュー指摘を減らす）

この報告書を、役員向けに1ページ相当へ圧縮してください。
- 重要な数字（件数/金額/納期）を優先して残す
- 専門用語はかみ砕く
- リスクと意思決定ポイントを最後に3点で提示

最後に、人が確認すべきポイントは「数字」「日付」「固有名詞」「責任範囲」です。Copilotの文章が整っているほど、人は事実確認に集中でき、結果として全体の時間が縮みます。

稟議（決裁文書）をCopilotで通しやすくする（論点設計が命）

稟議で時間がかかる原因は、文章力よりも「論点の漏れ」と「説明順」です。承認者は、目的・費用・効果・リスク・代替案を短時間で見たいのに、現場は背景説明から書き始めてしまいがちです。Copilotを使うと、承認者が気にする観点を先回りして整理できます。ここではCopilotを“稟議の編集者”として使います。

稟議の基本テンプレ（承認者の視点）

• 目的（何のための支出か）
• 背景（現状の課題・放置リスク）
• 施策内容（何を導入／何を変更）
• 費用（初期・月額・人件費・運用費）
• 期待効果（定量・定性、いつ効くか）
• リスクと対策（セキュリティ、運用、ベンダーロック等）
• 代替案比較（なぜこの案か）

稟議の“通りやすさ”は、代替案比較で決まることが多いです。Copilotに「比較表の観点」を作らせると、抜け漏れが減ります。

プロンプト例（論点の洗い出し→稟議ドラフト）

あなたは情シスの稟議作成を支援する担当です。
以下の情報から、稟議で承認者が疑問に思う論点を先に列挙し、
その後に稟議ドラフトを作成してください。

出力：
1) 想定Q&A（承認者の質問10個と回答案）
2) 稟議本文（目的→背景→内容→費用→効果→リスク→代替案）
条件：
- 費用は「初期/年額(or月額)/運用工数」を分ける
- 効果はKPI例（工数削減、ミス削減、リードタイム短縮）を提示
- 不確実な点は「要確認」と明記して仮置きしない

入力情報：
- 目的：
- 現状課題：
- 対象部門：
- 期限：
- 見積（貼り付け）：
- 代替案（分かる範囲で）：
- セキュリティ要件：

“稟議あるある”の改善指示

Copilotに一度で完璧を求めず、次のような編集指示を段階的に出すと品質が上がります。AIは「追記・修正」の反復で強いためです。

• 「背景を2割削って、目的と効果を厚く」
• 「代替案に“現状維持”も入れて、放置リスクを明確化」
• 「セキュリティ観点（データ保管場所、権限、監査ログ）を追記」

最後に、稟議は社内規程・監査に関わるため、Copilotが書いた文章は必ず原本（規程、見積書、契約条件）と照合してください。文章が整っているほど、確認すべき箇所が浮き彫りになり、結果的にスピードが上がります。

提案書をCopilotで作る：構成→ストーリー→スライド化まで

提案書で大切なのは、機能説明の前に「相手の課題を正しく言語化できているか」です。多くの提案書が刺さらないのは、ソリューションの話が先に来て、相手が「それで、うちの何が良くなるの？」となるからです。Copilotは、ヒアリングメモをもとに課題を整理し、提案ストーリーを作るのに向いています。Wordで骨子を作り、PowerPointでスライド案に落とす流れが実務的です。

提案書の勝ちパターン構成（BtoB）

• 相手の現状と課題（共感＋事実）
• 目指す姿（あるべき業務・KPI）
• 提案方針（なぜこの方針か）
• 解決策（全体像→機能→運用）
• 体制・役割分担（誰が何をするか）
• スケジュール（マイルストーン）
• 費用（内訳と前提）
• 効果（定量・定性）とリスク対策

Copilotに「ターゲット読者（決裁者/現場/情シス）」を指定して書かせると、同じ内容でも表現が変わり、通りやすくなります。

プロンプト例（ヒアリングメモ→提案骨子→スライド案）

以下のヒアリングメモから、提案書の骨子を作ってください。
- 読者：決裁者（非エンジニア）
- 目的：次回打ち合わせで方向性合意を取る
- トーン：丁寧、断定しすぎない
出力：
1) 提案の要点（3点）
2) 章立て（h2相当の見出し）
3) 各章の要旨（各200〜300字）
ヒアリングメモ：
（ここにメモを貼る）

上記の骨子をもとに、PowerPoint 10枚のスライド構成案を作ってください。
各スライドに「タイトル」「要点（箇条書き3〜5）」「話す順番のメモ」を付ける。
注意：
- 1枚目で結論（提案概要）を提示
- 価格の前に効果と前提条件を明確化
- 専門用語には括弧で言い換えを付ける

提案書の品質を上げる最後のひと手は、Copilotに「反対意見」を出させることです。たとえば「この提案に対する懸念点を10個挙げ、各懸念への回答案を作って」と指示すると、質疑応答の準備が短時間でできます。提案は“反論への耐性”があるほど強いからです。

失敗しない運用：情報漏えい・誤情報・社内ルール違反を防ぐ

Copilot活用で最も避けたいのは、「速く作れたが、後で問題になる」ことです。特に情シス・管理部門の方は、利用範囲とルールを先に決めておくと安心です。ここでは非専門の方でも押さえやすい観点に絞って整理します。

入力してはいけない情報を決める

一般に、個人情報、機密契約情報、未公開の財務情報、認証情報（パスワード、トークン）、顧客の機微情報は扱いに注意が必要です。組織の設定や契約形態によっては保護されますが、現場ルールとして「原文の貼り付け禁止」カテゴリを定義しておくと運用が安定します。代わりに、要点だけをマスキングして入力する、社内の安全な保管場所の文書を参照させる、などで対応します。

“事実”と“文章”を分離する

誤情報の多くは、AIが事実を生成してしまうことから起きます。対策は単純で、事実（数値・条件・日時）は原本からコピペし、Copilotには文章化・構成化だけを任せることです。たとえば「この表の数値は変更しないで、説明文だけ作って」と明記すると事故が減ります。

社内テンプレ・用語集で“会社らしさ”を担保する

「言い回しが人によって違う」「部門名や製品名の表記揺れが多い」だけで、資料の信頼感は落ちます。SharePoint等にテンプレと用語集（正式名称、略称、禁止表現）を置き、Copilotに「用語集に従う」と指示すると揺れを減らせます。ルールが決まっていない場合は、Copilotに現状資料を読ませて用語の揺れ候補を抽出させ、用語集を作るところから始めるのも効果的です。

レビューを短縮するチェックリスト

• 数値：原本一致（見積、実績、予算、期限）
• 前提：対象範囲・対象外が明記されている
• 責任：担当、決裁者、問い合わせ先が明確
• リスク：セキュリティと運用の両方が書かれている
• 代替案：比較理由が説明されている

このチェックリストを資料末尾に「セルフレビュー欄」として付けるだけで、差し戻しが減りやすくなります。Copilotには「このチェックリストで自己点検し、不足箇所を追記して」と指示できます。

まとめ

Copilotは、報告書・稟議・提案書の「整える作業」を高速化し、資料作成のボトルネックを外してくれます。成功のコツは、AIに丸投げするのではなく、①権限と保管場所を整えて参照できる材料を増やす、②テンプレで章立てを固定して迷いを減らす、③事実（数値・条件）は原本確認し、Copilotには構成化・文章化を任せる、の3点です。

実務では、まず「会議メモ→報告書の下書き」「稟議の想定Q&A作り」「提案書の骨子と反論対応」のどれか1つから始めると、効果が見えやすく社内展開もしやすくなります。慣れてきたら、テンプレや用語集を整え、部署横断での標準化に進むと、作成時間だけでなくレビュー時間も短縮できます。

「自社に合うルール設計が分からない」「権限設計やテンプレ整備まで手が回らない」「AI活用を業務に落とし込みたい」といった場合は、外部の伴走支援を使うのも一つの方法です。