Geminiのプロンプトの書き方：業務で使える依頼文テンプレの作り方

Geminiを業務で使うときに「プロンプトが重要」な理由

同じGeminiでも、指示（プロンプト）の書き方次第で、出力の品質・再現性・作業時間は大きく変わります。特に、開発の専門知識がない現場では「とりあえず聞いてみたが、回答が浅い」「毎回違う答えが返ってくる」「社内に出せる文章にならない」といった悩みが起きがちです。これは担当者の能力不足というより、AIに渡す情報の形が整っていないことが原因である場合がほとんどです。

業務でAIを使うときに大切なのは、思いつきの質問ではなく、再利用できる依頼文テンプレに落とし込むことです。テンプレ化すると、(1)誰が使っても同じ品質になりやすい、(2)成果物の形式が揃いレビューが楽、(3)担当者が変わっても引き継げる、というメリットがあります。情シスや管理部門の立場でも、社内展開やガバナンスの観点から「テンプレ＝標準手順」として扱えるため、導入が進みやすくなります。

また、Geminiは文章作成だけでなく、要約、議事録、メール、企画書の骨子、FAQ、手順書、表形式の整理など幅広い用途に対応できます。つまり、プロンプト設計は「個人の小技」ではなく、業務プロセスそのものの改善になります。本記事では、ITに詳しくない方でも使えるよう、依頼文テンプレの作り方を業務シーン別に解説し、すぐ貼って使える形で紹介します。

まず押さえる：良いプロンプトの「型」とNG例

結論から言うと、良いプロンプトには共通の型があります。要点は「目的」「前提」「入力」「出力形式」「制約」「判断基準（評価軸）」を揃えることです。人に依頼するときと同じで、背景がないと誤解が生まれますし、ゴールが曖昧だと成果物も曖昧になります。Geminiに対しても同様です。

逆にNGになりやすいのは、「ざっくりお願い」型です。たとえば「この資料をいい感じに要約して」「メール作って」だけだと、想定読者やトーン、禁則事項が抜けるため、現場で使える出力になりづらいです。さらに、毎回条件が変わるので品質が安定しません。プロンプトの質は、情報量ではなく構造で決まります。短くても要点が揃っていれば強いです。

もう一つの落とし穴は、AIに「正解を当ててくれる」前提で依頼してしまうことです。業務文書では、社内事情・製品仕様・顧客契約など、外部のAIが知らない情報が多くあります。そこで、テンプレには「不明点は質問してから進める」「推測は推測と明記する」といったルールを入れると、事故が減ります。Geminiを“自動作業者”ではなく“確認しながら進めるアシスタント”として設計するのがコツです。

依頼文テンプレの作り方：誰でも再現できる手順

テンプレ作成は、難しい文章術というより「業務の標準化」です。以下の手順で作ると、非エンジニアの方でも再現できます。最初は1業務（例：議事録要約）に絞って作り、うまくいったら横展開するのが現実的です。最初から全社テンプレを作ろうとすると失敗しやすいので注意してください。

1. 業務を1つ決める：頻度が高く、時間が取られている作業（例：メール返信、稟議の下書き、FAQ作成）
2. 成果物の“合格ライン”を書き出す：誰が読んで何が分かればOKか（例：結論が冒頭、数字が入る、次アクションが明確）
3. 入力の型を決める：AIに渡す材料を定型化（例：目的/背景/条件/期限/参考URL）
4. 出力形式を固定する：見出し・箇条書き・表など（例：見出し3つ＋箇条書き5点）
5. 制約と禁止を入れる：機密、断定表現、法務NG、社内表記など
6. 1回回して“差分”をテンプレに戻す：足りない指示を追記し、次回から改善される形にする

この「差分をテンプレに戻す」が最重要です。プロンプトは一発で完璧に作るものではなく、業務の中で育てます。テンプレを育てる運用を決めたチームほど、Geminiの効果が長続きします。情シスの方であれば、テンプレを社内ポータルに置き、改善履歴（更新日・変更点）を残すだけでもガバナンスが効きます。

また、テンプレには「入力例」を必ず付けてください。入力例があると、現場担当者が迷いません。さらに、Gemini側に「不足している情報があれば質問して」と明記すると、空欄のまま進んで誤った成果物を作るリスクを下げられます。AI導入でよくある失敗は、“便利そう”で始めたが、品質が安定せず現場が使わなくなることです。テンプレと入力例はその対策になります。

コピペで使える：Gemini向けプロンプト依頼文テンプレ集（業務別）

ここからは、すぐに使えるテンプレを用途別に掲載します。社内向けに使う場合は、最初に「会社名・顧客名は伏せ字にする」などのルールを追加して運用してください。どのテンプレにも共通して、目的と出力形式を固定しています。必要に応じて「あなたの役割（例：広報担当、情シス、PM）」も変えると、文体や観点が安定します。

テンプレA：社内メール（依頼・お詫び・リマインド）を作る

あなたは当社のビジネス文書作成アシスタントです。
目的：以下の要件で社内メール文を作成してください。

【状況】
- 宛先：{宛先（例：営業部 全員 / 特定の上司）}
- 用件：{依頼/お詫び/確認/リマインド}
- 背景：{何が起きたか、なぜ必要か}
- 期限：{日時}
- 相手にしてほしい行動：{返信してほしい内容、提出物など}

【トーン・制約】
- 丁寧だが回りくどくしない
- 先に結論、その後に理由と詳細
- 1メールで完結するように必要情報を含める
- 推測で断定しない。不明点があれば質問を先に出す

【出力形式】
- 件名（1行）
- 本文（挨拶→要件→背景→期限→お願い→締め）
- 400〜700字程度

このテンプレは、メール作成でありがちな「敬語が不安」「要点が散らばる」を解決します。特に先に結論を固定すると、読む側の負担が下がり、返信率が上がります。

テンプレB：議事録を“使える要約”にする（決定事項・宿題・論点）

あなたはプロジェクトのPM補佐です。
目的：以下の会議メモを、関係者がすぐ動ける議事録に整形してください。

【入力】
- 会議名：{会議名}
- 日時：{日時}
- 参加者：{参加者}
- メモ（箇条書き可）：
{ここにメモや文字起こしを貼る}

【出力に必ず含める項目】
1) 結論（決定事項）を3〜7点
2) 宿題（ToDo）：担当者/期限/内容を表形式
3) 未決・論点：次回までに決めること
4) リスク・懸念：出ていれば整理して明文化

【制約】
- 会議で言っていないことを作らない
- 曖昧な表現は「要確認」として残す
- 専門用語は必要なら一言で補足

【不足情報がある場合】
- 先に確認質問を最大5つまで出してから、仮版を作ってよい

議事録で重要なのは「記録」より次に動ける形です。決定事項とToDoが揃うと、会議の価値が上がり、手戻りが減ります。

テンプレC：稟議・提案書の“骨子”を作る（非エンジニア向け）

あなたは社内稟議に強い企画担当です。
目的：以下の情報から、稟議（提案書）の骨子を作成してください。

【テーマ】
{例：Geminiを使った問い合わせ対応の一次回答テンプレ導入}

【現状の課題】
- 何が起きているか：
- 影響（工数/品質/機会損失）：
- 現場の困りごと：

【提案内容（案）】
- 何を導入/変更するか：
- 対象部署：
- 運用イメージ：

【制約条件】
- 予算上限：{例：月10万円}
- 期限：{例：今期中}
- セキュリティ・法務条件：{例：顧客情報は貼らない}

【出力形式】
- 1) 結論（提案の要旨）
- 2) 背景と課題
- 3) 解決策（業務フロー案）
- 4) 効果（定量/定性。試算は前提も書く）
- 5) リスクと対策（情報漏えい、運用定着など）
- 6) 次アクション（PoC/関係者/スケジュール）
- 全体で1200〜2000字

稟議が通らない原因は、技術の話ではなく「効果・リスク・運用」が揃っていないことが多いです。Geminiの導入提案も、運用設計まで書くと通りやすくなります。

テンプレD：FAQ／社内ナレッジを作る（問い合わせ削減）

あなたは社内ヘルプデスクのナレッジ担当です。
目的：以下の情報から、社内向けFAQを作成してください。

【前提】
- 対象読者：ITに詳しくない一般社員
- 利用場面：{例：パスワード再設定、VPN、経費精算}
- 文章の方針：結論→手順→注意点。専門用語はかみ砕く

【入力（材料）】
{仕様、手順、よくある質問メモなどを貼る}

【出力形式】
- FAQを8〜15件
- 各項目：Q（1行）→A（手順を箇条書き）→注意点（あれば）
- 最後に「問い合わせ前に確認するチェックリスト」を5項目

【制約】
- 不明確な点は推測しない。要確認として質問を出す
- セキュリティ上書けない内容は伏せて、社内手順への誘導にする

FAQは作るだけでは効果が出ません。検索される言い回し（例：ログインできない、パスワード忘れた）をQに入れると、自己解決率が上がります。Geminiに「検索される表現を混ぜて」と追加するのも有効です。

失敗しないための運用・セキュリティ・品質管理（情シス視点）

AI活用は「使い方」だけでなく「運用」で差が出ます。特に中小企業や情シス部門では、現場が勝手に使い始めて情報が散らばり、気づいたら統制が効かなくなることがあります。そこで、最低限のルールを先に決めましょう。厳しすぎるルールは浸透しないため、守れる範囲から始めるのが現実的です。

品質管理のコツは、成果物を「採点」できるようにすることです。たとえば議事録なら「決定事項が冒頭にあるか」「ToDoに担当者と期限があるか」、稟議なら「効果が数字で説明されているか」「リスク対策が書かれているか」など、チェックリスト化します。チェックリストがあると、AIの出力をレビューする速度が上がり、導入効果が出やすくなります。

また、社内展開でのつまずきは「人によってプロンプトが違う」「成果物のトーンが統一されない」点です。これを避けるために、テンプレには“語尾”“敬語レベル”“禁止表現”まで書くとブレが減ります。さらに、テンプレの冒頭に「あなたの役割」を置くと、Geminiの視点が安定し、作り直しが減ります。

最後に、AIは便利ですが万能ではありません。法務判断、契約の解釈、数値の根拠が必要な試算などは、Geminiの出力を「たたき台」として扱い、必ず人が確定してください。安全な運用と成果を両立するには、「使ってよい範囲」を明文化し、テンプレとセットで配布するのが近道です。

まとめ

Geminiを業務で活かす鍵は、思いつきの質問ではなく「再利用できる依頼文テンプレ」を持つことです。良いプロンプトは、目的・前提・入力・出力形式・制約・判断基準が揃っており、誰が使っても一定品質の成果物が得られます。テンプレは一度作って終わりではなく、運用の中で差分を追記して育てると効果が伸びます。

本記事で紹介したメール、議事録、稟議、FAQのテンプレは、非エンジニアでもそのままコピペして使える形にしてあります。まずは一つの業務で試し、うまくいったら社内標準として共有しましょう。加えて、入力禁止情報・伏せ字・最終確認などの最低限ルールを整えると、情シスや管理部門でも安心して展開できます。テンプレ＋ルール＋チェックリストが揃うと、Gemini活用は「個人の工夫」から「組織の仕組み」に変わります。