SaaS導入・開発を相談する前に知っておきたいポイント

SaaSとは？「何ができて、何が苦手か」を最初に整理する

SaaS（サース）とは、インターネット経由で使う業務用ソフトのことです。会計、勤怠、営業管理（SFA）、顧客管理（CRM）、チャット、電子契約など、すでに多くの企業が日常的に利用しています。買い切りのソフトと違い、月額や年額の利用料を払って使い続けるのが一般的で、アップデートや保守が提供側で進む点が特徴です。

中小企業にとってのメリットは、「初期費用と導入スピード」を抑えつつ、一定水準の機能をすぐ使えることです。Excelや紙で回していた業務を短期間で置き換えやすく、IT専任がいない組織でも運用しやすい場合があります。一方で、SaaSには苦手もあります。代表例は「自社独自の手順や帳票にぴったり合わせる」「他システムと深く連携して自動化する」「例外処理が多い業務を完全に吸収する」といった領域です。

この時点で重要なのは、SaaSの導入を「ツール選び」で始めないことです。ツールが良くても、業務が整理されていなければ、結局は入力が増えたり二重管理になったりして定着しません。まずは次の3点を社内で言語化しましょう。

• 目的：売上を伸ばす、工数を減らす、ミスを減らす、監査対応を楽にする等
• 対象業務：営業、受発注、請求、サポートなど、どこから始めるか
• 成功条件：「月次締めを2日短縮」「見積作成を半分の時間に」など測れる指標

「SaaSを入れたい」ではなく「この業務のここが詰まっているので、SaaSでこう改善したい」と言える状態が、相談の質と導入の成功率を大きく上げます。

相談前に決めるべきは「作るか・借りるか・組み合わせるか」

SaaSの相談には大きく3つの方向性があります。既製のSaaSをそのまま使う（借りる）、自社要件に合わせて開発する（作る）、複数のSaaSを連携して自動化する（組み合わせる）です。多くの企業で現実的なのは、まずSaaSで標準化し、足りない部分だけを追加開発・連携で補うハイブリッドです。

「作る」判断が早すぎると、費用も期間も膨らみやすい一方、「借りる」だけに寄せすぎると現場が運用で無理をして、結局Excelが復活します。見極めのポイントは、業務が競争力の源泉かどうかです。たとえば、一般的な経費精算や勤怠はSaaSで十分なケースが多いですが、独自の見積ロジックや案件管理が勝ち筋に直結しているなら、SaaS＋追加開発の価値が出ます。

判断のために、次の質問に答えてみてください。

• その業務は「社内の都合」で複雑になっていないか（承認段数、例外ルールなど）
• 法令・業界要件で「絶対に外せない」条件は何か（保存要件、権限、監査ログなど）
• 現場の入力負担を増やさずに運用できるか（入力→検索→出力の流れ）
• 他システム（会計、基幹、EC、MA等）と連携が必要か

相談先（ベンダーや開発会社）に依頼する前に、この問いを整理しておくと、提案が「機能の説明」ではなく「業務改善の設計」になります。

失敗しやすいパターン：要件が「機能」だけで、運用が決まっていない

SaaS導入の失敗で多いのは、要件が「欲しい機能リスト」で止まり、運用が未設計のまま進むことです。例えば「案件管理がしたい」「見積を作りたい」は機能の話ですが、運用では「誰がいつ入力するか」「入力しないと何が困るか」「例外が出たとき誰が判断するか」が決まっている必要があります。

SaaSは“導入した瞬間”からデータが溜まり始めるため、初期の設計が甘いと、後から直すコストが大きくなります。項目名がバラバラ、入力ルールが曖昧、権限が強すぎて情報が混ざる、といった問題は後で分析や引き継ぎを阻害します。

相談前に、最低限これだけは決めておくと安心です。

1. 入力ルール：必須項目、表記揺れ（例：会社名、部署名）、入力タイミング
2. 責任分界：営業・事務・管理者それぞれの作業範囲
3. 承認フロー：例外時の代替ルール（出張中、急ぎ案件など）
4. データの出口：月次レポート、請求書、在庫、会計仕訳など最終成果物

特に「データの出口」を先に決めると、必要な入力と連携が逆算でき、過剰なカスタマイズを避けやすくなります。

比較検討で見るべきは価格より「総コスト」と「定着」

SaaS選定では月額料金が目立ちますが、実際の総コストはそれだけではありません。初期設定、データ移行、教育、運用ルール作成、連携開発、そして定着までのフォローが乗ります。見積を比較する際は、次の観点で確認しましょう。

• 料金体系：ユーザー数課金、機能別課金、ストレージ課金、API利用制限の有無
• 導入作業：初期設定を誰がやるか（自社/ベンダー/開発会社）
• 移行：Excelからの取り込み、過去データの整形、重複の扱い
• 運用負荷：入力が増えないか、スマホ対応、通知、承認の手間
• 連携：会計・請求・メール・チャット等との接続手段（標準/連携ツール/API）

また、定着の成否はUI（画面の使いやすさ）に強く影響されます。現場が「触りたくない」と感じると、最終的に情報が集まらず、管理者が追いかける地獄になります。比較の場では、デモで「実際の1日の流れ」を再現してください。たとえば営業なら「商談登録→見積作成→受注→請求依頼」の一連を触り、入力項目の量と迷いどころを確認します。

“機能が多い”は必ずしも正義ではなく、“迷わず使える”が正義です。中小企業ほどこの差が成果に直結します。

連携・追加開発が必要になる境界線：APIと業務のつながり方

SaaSを導入すると、次に出てくるのが「他のSaaSや基幹とつなぎたい」という要望です。例えば、案件管理のSaaSと会計SaaSをつなぐ、問い合わせフォームからCRMへ自動登録する、請求書発行SaaSへ受注データを流す、などです。ここで重要なのは、連携のやり方には段階があることです。

• 標準連携：SaaS同士が公式に連携している（設定だけで完了しやすい）
• 連携ツール：ノーコード/ローコードの自動化ツールでつなぐ（運用ルールが大事）
• API連携：開発して接続する（要件に合わせやすいが設計・保守が必要）

API連携や追加開発を検討する境界線は、「手作業の転記が月に何時間あるか」と「ミスがいくら損失になるか」です。例えば、受注情報を毎日2時間転記していて、入力ミスで請求漏れが起きるなら、連携開発の投資対効果が出やすいでしょう。

相談時に確認したい技術以外の論点もあります。連携は“作って終わり”ではなく、変更に追従できる体制が必要です。SaaS側の仕様変更、項目追加、権限変更、トークン期限など、運用で必ず変化が起きます。連携の監視（失敗時の通知）や、エラー時の手戻り手順も決めておくと安心です。

さらに、データの「正」をどこに置くか（マスターの所在）も重要です。顧客名をCRMで更新したら会計にも反映するのか、逆なのか。ここが曖昧だと、同じ会社が別名で登録され、集計が崩れます。

ベンダー/開発会社に相談するときの準備：聞くべき質問リスト

SaaSの導入や開発を外部に相談する際、資料が少ないままでも大丈夫ですが、質問の質で提案の質が決まります。専門知識がなくても、以下を確認すれば「丸投げ」になりにくくなります。

• ゴール確認：何をもって成功か（KPI、期日、対象部署）
• スコープ：今回やる範囲と、やらない範囲（フェーズ分けの提案があるか）
• 業務理解：現場ヒアリングをどう進めるか（同席、資料、回数）
• 設計方針：標準機能優先か、カスタマイズ優先か、その理由
• 移行計画：既存Excel・紙の扱い、移行リハーサルの有無
• 運用設計：権限、入力ルール、教育、マニュアル、定着支援
• セキュリティ：権限管理、ログ、バックアップ、個人情報の扱い
• 費用の内訳：初期費、月額、追加開発、保守、将来の拡張コスト

提案の良し悪しは、ツール名の派手さではなく、「なぜその構成があなたの会社に合うのか」の説明に表れます。課題→原因→対策→運用→効果測定がつながっているかをチェックしましょう。

また、見落としがちな観点として、社内の体制があります。担当者が兼務で忙しい場合、導入は想像以上に進みません。逆に、週に2時間でも固定の改善時間を確保できると、SaaSは一気に定着します。相談時点で「社内の稼働をどれだけ出せるか」を正直に伝えると、現実的な計画が立ちます。

まとめ

SaaS導入・開発の相談を成功させるコツは、ツール選定の前に「目的・対象業務・成功条件」を整理し、作る/借りる/組み合わせるの判断軸を持つことです。失敗は、機能だけ決めて運用が決まらないときに起こります。価格比較では月額だけでなく、移行・教育・連携・定着まで含めた総コストで見ましょう。連携や追加開発は、転記工数とミスの損失が境界線になりやすく、API連携では保守・監視・マスター所在の設計が重要です。

最後に、外部のベンダーや開発会社に相談するときは、ゴール、スコープ、移行、運用、セキュリティ、費用内訳まで質問できると、提案の精度が上がります。「現場が迷わず使える設計」こそが、SaaS活用の最大の成果につながります。