SaaSと従来のソフトウェアの違いを具体例で解説

「SaaS（サース）って結局なに？」「昔から使っているソフトと何が違うの？」——中小企業の経営者や営業マネージャーの方から、こうした質問をよく伺います。結論から言うと、SaaSは“買って使うソフト”ではなく、“借りて育てながら使うサービス”です。導入のしやすさ、運用負担、コストの考え方、セキュリティ対応まで、意思決定に直結する違いが多数あります。

この記事では、ITが専門ではない方でも判断できるように、SaaSと従来型ソフトウェア（オンプレミス型・パッケージ型）の違いを、営業・管理部門の業務シーンを中心に具体例で解説します。導入時の落とし穴や、比較のチェックリスト、移行の進め方まで網羅します。

SaaSと従来ソフトウェアの基本的な違い

SaaSは「Software as a Service」の略で、インターネット経由でソフトウェアを利用する形態です。代表例は、顧客管理（CRM）、営業支援（SFA）、勤怠管理、会計、チャット、オンライン会議など。ブラウザでログインして使うものが多く、自社でサーバーを持たずに“必要な機能を必要な期間だけ”使えるのが特徴です。

一方、従来のソフトウェアは大きく分けて「オンプレミス（自社サーバーにインストールして運用）」と「パッケージ（PCやサーバーにインストールして使う買い切り型）」があります。こちらは初期費用を払って購入し、自社で保守・更新しながら使い続けるのが基本です。

どちらが正解、という話ではありません。大切なのは「自社の業務・体制・スピード感・リスク許容度」に合うかどうかです。

具体例で理解する：営業・管理部門の“あるある”で比較

違いを体感しやすいよう、よくある業務シーンで比べます。

例：営業の顧客管理（CRM/SFA）

SaaSの場合：たとえば営業担当が外出先でスマホから商談メモを入力し、帰社前に上長が進捗を確認。見積・受注状況がリアルタイムに共有され、会議のための「報告資料づくり」が減ります。ログインIDを追加するだけで新しいメンバーもすぐ使え、拠点が増えても運用が崩れにくいです。

従来ソフトの場合：社内ネットワークでしか使えない、もしくはVPN接続が必要で、外出先からの入力が面倒になりがちです。その結果「あとでExcelにまとめて入力」「担当者のPCに情報が散らばる」といった属人化が起きやすくなります。カスタマイズは柔軟ですが、改修のたびに費用・納期が発生し、現場改善のサイクルが遅くなることがあります。

例：勤怠管理・経費精算

SaaSの場合：打刻、休暇申請、承認、締め処理までが一連でつながり、法改正対応（残業時間の管理、割増賃金、インボイス対応など）もサービス側が追随します。「制度変更のたびにシステムを直す」負担を減らせる点は、中小企業ほど効果が出やすいです。

従来ソフトの場合：既存の給与システムや会計システムとの連携が強固で、社内ルールに合わせた作り込みができます。ただし、OS更新やサーバー入替のタイミングで動作検証が必要になり、担当者が少ない会社ほど運用負担が集中します。

例：見積書・請求書発行

SaaSの場合：テンプレートで即運用でき、電子帳簿保存法などの要件変更にサービス側が対応することが多いです。取引先とのやり取りもオンラインで完結しやすく、郵送・押印の手間を削減できます。

従来ソフトの場合：社内の基幹システムと密結合しているケースでは、業務フローの統制を取りやすい反面、変更が難しく「現場は二重入力」「紙運用が残る」といった状況が固定化しやすいことがあります。

料金・コストの考え方：初期費用だけで判断しない

SaaSは月額（または年額）のサブスクリプション課金が一般的です。従来ソフトは買い切りライセンス＋保守費、またはサーバー構築費などがかかります。ここで重要なのは、「導入費」ではなく「運用まで含めた総コスト（TCO）」で比較することです。

SaaSは「使い始め」が安く見える一方、利用人数が増えると費用が積み上がります。従来ソフトは「最初に大きく支払う」傾向がある一方、運用を社内で回せる体制があるなら長期的に安定するケースもあります。3年〜5年程度のスパンで、人数増加と運用工数を含めて試算すると判断ミスが減ります。

セキュリティ・法令対応：SaaSだから危ない／安全は誤解

「クラウドは情報漏えいが心配」という声は多いですが、SaaSだから危ない、という単純な話ではありません。むしろ、セキュリティ専任が置けない中小企業では、自社運用よりSaaSの方が結果的に堅牢になることも珍しくありません。

ただし、SaaSを安全に使うには「サービス側の対策」だけでなく「利用者側の運用」が重要です。たとえば、IDの使い回し、退職者アカウントの放置、共有メールでのログインなどは、どんなSaaSでも事故の原因になります。

従来ソフトの場合は、セキュリティ対策も自社責任になりやすいです。パッチ適用が遅れる、バックアップの運用が形骸化するなど、体制面でのリスクが出ます。SaaSか従来型かではなく、「自社が継続的に安全運用できる形か」で選ぶのが現実的です。

導入スピードとカスタマイズ：早く始めるか、作り込むか

SaaSの強みは導入スピードです。申込み→初期設定→権限設定→データ移行の流れで、早ければ数日〜数週間で運用に入れます。営業組織の立ち上げや、拠点追加、急な制度変更など、スピードが重要な局面に向きます。“まず動かして、現場の声で改善する”がやりやすいのもSaaSです。

一方で、SaaSは「できること」が製品設計に依存します。独自の承認フローや、特殊な単価計算、複雑な基幹システム連携など、要件が強い会社ではフィットしないこともあります。無理に合わせると、現場が迂回運用（Excel併用、二重入力）を始め、結局非効率になることがあります。

従来のオンプレミスやスクラッチ開発は、業務に合わせて作り込めます。ただし、要件定義・開発・テスト・保守という工程が必要で、時間と費用がかかります。“作った後の変更”もコストがかかるため、業務がまだ固まっていない段階ではリスクになります。

失敗しない選び方：チェックリストと導入手順

SaaSと従来ソフトの比較で失敗が起きる典型は、「機能比較表」だけで決めてしまうことです。現場で使われない原因の多くは、機能不足よりも、入力の手間、権限設計のまずさ、運用ルールの未整備、データ移行の混乱です。ここでは実務で使える判断軸をまとめます。

チェックリスト（意思決定用）

• 目的は何か：売上可視化、属人化解消、監査対応、工数削減など、優先順位が明確か
• 利用者は誰か：営業だけ／管理部門も／経営層も見る、など閲覧・入力の範囲
• 運用体制はあるか：設定変更やマスタ管理を担う担当者を置けるか
• データ移行は現実的か：Excelの項目、名寄せ、過去データの扱いを決めているか
• 既存システム連携：会計・基幹・メール・電話・チャットと連携が必要か
• 将来の変化：拠点増、事業追加、M&A、法改正などへの追随が必要か

導入手順（小さく始めて失敗を防ぐ）

1. 現状の業務フローを1枚にする：入力→承認→集計→報告の流れを可視化
2. “やめる作業”を決める：Excel集計、会議資料の手作業作成など、削減対象を明確化
3. まずは対象部門を絞る：営業1チーム、1拠点などで試し、ルールを固める
4. マスタと権限を設計する：誰が何を編集できるか、退職・異動時の手順も含める
5. 定着施策を用意する：入力の最低限ルール、テンプレ、週次の見える化で習慣化

特にSaaSは「入れたら終わり」ではなく、運用設計が成果を左右します。逆に言えば、運用が整うと、部門横断の改善が一気に進みます。

まとめ

SaaSと従来ソフトウェアの違いは、「クラウドかどうか」だけではなく、コスト構造、運用負担、アップデート、セキュリティ責任、導入スピード、カスタマイズ性まで含めた経営判断です。SaaSは“早く始めて改善を回す”のに強く、従来型は“業務に合わせて作り込む”のに強い——この整理を押さえるだけでも、比較がぐっと楽になります。

中小企業でよくある成功パターンは、まずSaaSで業務の標準化と可視化を進め、必要に応じて連携や追加開発で“自社らしさ”を補う形です。逆に、独自要件が多いのに無理にSaaSへ寄せると、二重入力やExcel回帰が起きやすいので注意してください。