月次締め3日短縮は「根性論」ではなくワークフロー 標準化で実現する

「毎月の月次締めが終わらない」「月次決算の数字が出るのがいつも翌月中旬」「経理・人事・総務がそれぞれ残業で乗り切っている」――多くのバックオフィスで、こうした声が聞こえます。ところが、原因を分解していくと、個々の担当者の頑張りではなく、証憑の集め方・承認ルート・会計への連携といった業務フローがバラバラであることが根本原因であるケースがほとんどです。つまり、属人的な運用から、全社で合意した「ワークフロー 標準化」へ切り替えられるかが、月次締め3日短縮の分かれ目になります。

本記事では、バックオフィス DX・経理 DXを検討している経理・人事・総務のご担当者向けに、「証憑→承認→会計連携」を一本の線として設計し直し、月次締めのリードタイムを3日短縮するための考え方と進め方を解説します。単なるツール紹介ではなく、現場の業務手順レベルでどう変えるかをイメージできるよう、具体的なワークフローモデルや、よくある失敗パターンとその回避策も交えながら紹介します。

1. なぜ月次締めは終わらないのか？現場で起きているボトルネック

まず、月次締めが遅くなる原因を整理します。多くの企業で共通しているのは、証憑が紙・PDF・メール添付・チャットのファイルといった形でバラバラに届き、「どこに何があるか」を探す時間が膨大に発生していることです。経費精算書は紙で回ってきて、請求書はメール添付、クラウドサービスの利用料は管理画面からCSVダウンロード、といった状況では、月次締めのたびに「証憑探しゲーム」が始まり、バックオフィス DX どころではありません。

加えて、勤怠締め・残業申請・通勤費精算といった人事・総務のデータが確定するタイミングが遅いことも、月次締めのボトルネックになります。給与や社会保険、立替金精算などの仕訳は、これらのデータが確定しないと動かせません。ここが遅れると、どれだけ経理側が頑張っても、月次決算の数字は締まりません。経理部門だけで月次締め 業務改善をしようとしても限界があるのはこのためです。

また、ワークフロー 標準化がされていないと、「この稟議は誰が承認するのか」「この経費はどの部門の責任なのか」といった判断が案件ごとにバラバラになり、承認の差戻し・やり直しが増えます。差戻しが月末付近で発生すると、そのまま月次締めの遅延につながります。本来なら標準化されているべき承認ルートや金額閾値が、なんとなく「前任者からの引き継ぎ」で運用されていると、組織変更のたびにルールが破綻し、経理 DXを進めても現場の混乱は続いてしまいます。

ポイントは、「人が悪い」のではなく「仕組みがない」だけだと認識することです。この認識を経理・人事・総務で共有し、月次締めに効く業務フロー 標準化を全社プロジェクトとして進めることが、経営層の理解を得るうえでも重要です。

2. 全体像：証憑→承認→会計連携を一本の線にする経理 DX アーキテクチャ

月次締めを本気で3日短縮するには、証憑→承認→会計連携を「バラバラの業務」ではなく、一気通貫のプロセスとして設計し直す必要があります。ここで役立つのが、3レイヤーで業務を分解する考え方です。すなわち、①証憑入力レイヤー、②承認ワークフローレイヤー、③会計連携レイヤー、という3つの視点で現状を棚卸しし、それぞれに対してワークフロー 標準化と経理 DXの打ち手を検討します。

まず、証憑入力レイヤーでは、請求書・経費・稟議・勤怠・通勤費など、あらゆる証憑の「入口」をどこに統一するかを決めます。次に、承認ワークフローレイヤーでは、部門長承認・経理チェック・人事チェック・総務チェックなどのルートを整理し、「金額」「リスク」「取引種別」に応じた標準パターンを定義します。最後に、会計連携レイヤーでは、会計システム・給与システム・銀行API・クレジットカード明細などとの連携方法を設計し、証憑データから自動で仕訳を起こすためのマスタとルールを整えます。

この3レイヤーを貫くのが、「どの状態になっていれば月次締めOKとみなせるか」という締め条件の定義です。例えば、「すべての請求書が承認済みで、支払予定表に反映されている」「人事・総務起点のデータが〇日までに確定している」「銀行明細と売掛金・買掛金が一定割合以上突合済みである」など、経理 DXの観点から「数字の信頼性」と「スピード」のバランスを取った条件を決めます。この締め条件を満たすために、どのレイヤーのどのアクションを前倒しする必要があるかを逆算していくと、ワークフロー 標準化の優先順位が明確になります。

ツール選定はこの「全体アーキテクチャ」が決まってからが本番です。経費精算SaaSやワークフローシステムを先に入れてしまうと、「システムに業務を合わせる」ことになりがちです。先に「自社としてどう月次締めを設計したいのか」を言語化し、それを実現できる仕組みとしてバックオフィス DX・経理 DXのツール群を組み合わせる発想が、プロジェクト成功の鍵になります。

3. 証憑と承認のワークフロー 標準化で「入口」を整える

3レイヤーのうち、最初に手を付けると効果が出やすいのが、証憑入力と承認フローです。ここがバラバラだと、どれだけ会計側を自動化しても月次締めのスピードは上がりません。まずは、「支払や精算の対象になるものはすべてここに集める」という単一の入口を決めましょう。具体的には、請求書専用メールアドレス＋アップロードポータル、スマホ対応の経費精算アプリ、稟議や契約申請を受け付けるワークフローシステムなどを、ワークフロー 標準化の中核として設計します。

次に、入力フォームの項目設計が重要です。経理目線で必要な情報（勘定科目・補助科目・部門・プロジェクト・税区分・支払方法など）を最初から申請者に入力してもらうことで、経理側の補足質問や手直しを減らし、月次締めの後工程を軽くできます。その際、「入力が大変になりすぎないか」という現場の声にも配慮しつつ、プルダウン選択・デフォルト値・過去履歴からの自動補完など、経理 DXの工夫で負担を下げていくことがポイントです。

承認フローについては、「誰が最終責任者か」「どの金額帯から経理チェックを挟むか」を明確にし、組織変更にも耐えられるよう役職ベースでルートを定義します。「この案件は前任者は部長承認だけで通していたが、今は本部長まで回さないといけない」など、運用ルールの揺らぎが月次締めの遅延と不公平感を生みます。ここをワークフロー 標準化することで、誰が見ても同じルートを辿るようになり、承認の滞留や差戻しが大きく減ります。

このように、「入口を揃える」「項目を揃える」「承認ルートを揃える」という3つの揃えるを徹底することで、証憑フェーズの月次締めボトルネックは大幅に解消します。ここまでくれば、次の会計連携レイヤーで経理 DXの自動化を効かせやすくなります。

4. 会計連携と仕訳自動化：経理 DX の中核

証憑と承認のワークフロー 標準化が整ったら、いよいよ会計連携と仕訳自動化に踏み込みます。ここはまさに経理 DXの中核です。目指す姿は、「証憑が承認された時点で、ほぼ完成形の仕訳案が会計システムに自動連携されている」状態です。そのためには、勘定科目・補助科目・部門・プロジェクト・税区分・取引先といった各種マスタを整理し、「この証憑種別＋この入力パターンなら、この仕訳を起こす」というテンプレートを設計します。

例えば、交通費精算なら「旅費交通費／従業員立替金」、クラウドサービス利用料なら「支払手数料／未払金」または「通信費／未払金」といったパターンを、申請フォームの種別選択・取引先・税区分などと連動させて自動判定します。このとき、月次締めのスピードを優先するあまり、「とりあえず全部雑費でよい」としてしまうと、決算の精度や管理会計の粒度が落ちてしまいます。したがって、自動化しやすい部分と、人が判断すべき部分の線引きを慎重に行うことが重要です。

さらに、銀行APIやクレジットカード明細、交通系ICのデータと会計システムを連携すれば、入出金と仕訳の突合も自動化・半自動化できます。売掛金・買掛金の消込や、経費の実支払との照合がスムーズになれば、月次締めの後半で発生しがちな「未消込残高の原因調査」にかける時間を削減できます。この領域はまさにバックオフィス DX の見せ場であり、ワークフロー 標準化と組み合わせることで、単なる自動仕訳を超えた「決算の早期化」が実現します。

また、監査や税務調査、内部統制の観点からも、証憑IDと仕訳IDが一対一で紐づいていることが重要です。検索画面から該当仕訳を開くと、元の請求書や経費精算書、稟議書がすぐに閲覧できるようにしておけば、月次締め後の問い合わせ対応や監査対応の工数が大幅に減ります。これは単に経理 DXの生産性向上にとどまらず、経営層や金融機関からの信頼向上にも直結します。

会計連携レイヤーは、証憑と承認の設計とセットで考えることがポイントです。「証憑側でどこまで情報を持たせるか」「どのタイミングで仕訳を確定させるか」を、経理・人事・総務が一緒に設計することで、初めて月次締め3日短縮レベルのインパクトが出てきます。

5. 月次締め3日短縮プロジェクトの進め方と失敗パターン

最後に、月次締め3日短縮を現実のプロジェクトとしてどう進めるかを整理します。スタート地点は、現状の月次カレンダーの可視化です。経理・人事・総務がそれぞれ、「いつ何を締めているか」「どこで待ち時間が発生しているか」を洗い出し、ガントチャートのような形で一覧にします。そこに実績データ（実際にどれくらい遅れたか）を重ねることで、「証憑が揃うのが遅い」「承認に時間がかかる」「会計連携が手作業で詰まっている」といったボトルネックが見えてきます。

次に、「証憑の入口統一」「承認のワークフロー 標準化」「会計連携の自動化」という3つのテーマに分けて、1〜3か月単位の改善ロードマップを作ります。一度にすべてを変えようとすると要件が膨張し、半年〜1年単位の大型プロジェクトになってしまいがちです。まずは、月次締めに最も効くボトルネックを1つ選び、「来月から残業1時間分を減らす」レベルの改善を繰り返すことで、現場に経理 DXの成功体験を積み上げることが重要です。

典型的な失敗パターンとしては、①ツール導入をゴールにしてしまう、②業務フロー設計よりカスタマイズに時間をかけてしまう、③経理だけで進めて人事・総務や現場部門を巻き込めない、などが挙げられます。これらを避けるためには、「なぜ月次締めを早めたいのか」「何日短縮できれば成功とみなすのか」をプロジェクトの最初に言語化し、KPIとして共有しておくことが効果的です。

まとめ：月次締め3日短縮は「仕組み」を変えれば実現できる

月次締めが終わらない原因は、担当者の能力や根性ではなく、証憑の集め方・承認ルート・会計連携がバラバラなことにあります。この記事で見てきたように、①証憑入力レイヤー、②承認ワークフローレイヤー、③会計連携レイヤーという3つの視点で現状を棚卸しし、それぞれに対してワークフロー 標準化と経理 DXの打ち手を打っていくことで、月次締め3日短縮は十分に現実的な目標になります。

特に、入口の統一・項目の統一・承認ルートの統一という「3つの揃える」を徹底し、そのうえで会計連携と仕訳自動化を進めることで、月末から月初に集中していた業務を平準化できます。結果として、バックオフィス DX の文脈で語られる「効率化」だけでなく、経営判断のスピード向上や、従業員の働き方の改善にもつながります。

月次締めの早期化は、一度実現すると元には戻れないほどのインパクトを持ちます。もし自社の月次締めが「毎月の恒例行事」になっているのであれば、ぜひ一度、証憑→承認→会計連携の全体像を見直すプロジェクトを立ち上げてみてください。株式会社ソフィエイトは、現場に寄り添ったワークフロー 標準化と経理 DXの設計・実装を通じて、貴社のバックオフィス改革を伴走支援いたします。