既存システム改修 vs システム刷新、本当に安いのはどっち？

DXや業務システムの見直しを任されたとき、最初にぶつかるのが「既存システム改修で延命するか、思い切ってシステム刷新（新規作り直し）するか」という判断です。多くの現場では、目の前の見積金額だけを見て「既存システム改修の方がシステム開発 費用は安そう」「システム刷新はフルスクラッチで高額」という印象を持ちがちです。しかし、実際には5年・7年と時間軸を伸ばしてみると、システム開発 費用のトータルで見て「どちらが得か」は逆転することも珍しくありません。

本記事では、製造・物流・医療・小売などでDX／システム導入を任された経営層・事業責任者・情シス／DX推進担当の方を想定し、既存システム改修とシステム刷新のシステム開発 費用を、実務レベルで比較検討するための視点を整理します。システム開発費用の「見積書に載る数字」だけでなく、保守・運用・人件費・障害リスクまで含めたトータルコストの考え方、既存システム改修で延命すべきかシステム刷新に踏み切るべきかの判定基準、社内稟議で説明しやすいラフ試算のフレームまでを解説します。

読み終わるころには、「とりあえず既存システム改修でつなぐ」「高いけれどシステム刷新した方が良い気がする」といった感覚的な議論から一歩進み、根拠を持ってシステム開発 費用を説明し、最適な選択肢を提案できる状態になることを目指します。

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なぜ「既存システム改修かシステム刷新か」で毎回モメるのか

多くの企業で議論がこじれる理由は、比較の前提がバラバラなまま、システム開発 費用の見積もりだけを並べてしまうことにあります。経営層は「できるだけ初期投資を抑えたい」という視点で既存システム改修を支持しがちです。一方で現場は、「今のシステムのままでは業務が限界」「システム刷新しないと根本解決にならない」と考えます。さらに、ベンダー側も自社の得意領域に応じて、既存システム改修寄りの提案・システム刷新寄りの提案を出すため、同じ条件のはずなのにシステム開発 費用の見積が2〜3倍違うといったことが起きます。

ここで問題になるのは、多くの場合、比較対象が「1回目の開発費」に限定されていることです。既存システム改修の見積は、見た目の金額が抑えられているように見えますが、レガシーシステム改修を前提とした状態で運用を続けると、数年単位で追加改修・障害対応・サーバ更新が発生します。一方、システム刷新の見積は要件定義やデータ移行、教育などが含まれるため、初期のシステム開発 費用が大きく見えますが、適切に設計すればその後の改修コストは抑えやすくなります。

もう一つの原因は、「費用」だけが議論され、「リスク」と「機会損失」が置き去りになりやすいことです。既存システム改修で延命を続けると、担当者が1人に偏り、その人が休職・退職すると業務が止まるリスクが高まります。障害が起きた際の停止時間や、法改正・取引先要件に追随できないことによるビジネス機会の損失も、広い意味ではシステム開発 費用の一部と捉えるべきです。システム刷新を検討する際には、こうした「見えないコスト」をテーブルに載せて議論する必要があります。

本記事では、こうした認識のギャップを埋めるために、既存システム改修とシステム刷新それぞれの費用構造・リスク構造を分解し、感覚ではなく構造で判断できるようにすることを目的とします。

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既存システム改修とシステム刷新の費用構造とトータルコストの考え方

次に、既存システム改修とシステム刷新のシステム開発 費用を、どのような観点で分解して考えるべきかを整理します。どちらの選択肢をとっても、システム開発費用には共通して「初期費用＋運用・保守＋改修＋インフラ＋人件費＋リスク対応」というレイヤーがあります。既存システム改修は、このうち「初期費用」が小さく見える代わりに、「運用・保守」「改修」「リスク対応」が年々増えがちです。一方、システム刷新は初期のシステム開発 費用が大きく、データ移行・教育・テストなども含めて高額に見えますが、その後の運用・改修を効率化しやすい構造になります。

例えば、ある物流企業で、既存システム改修により帳票出力機能を毎年のように個別対応していたケースを考えてみましょう。一件あたりのシステム開発 費用は小さくても、5年合計では本格的なシステム刷新と同等以上の金額を使っていることがよくあります。それに加え、仕様が積み重なった結果、レガシーシステム改修の難易度が上がり、1回の改修にかかる工数とリスクが増大していきます。システム開発費用だけを見ると「少額の改修を繰り返しているだけ」に見えますが、トータルコストでは完全に割に合わなくなっています。

そこで有効なのが、5年・7年などのスパンで「TCO（総保有コスト）」を比較するという考え方です。既存システム改修案では、過去数年の改修履歴から平均的なシステム開発 費用を算出し、今後も同じペースで発生すると仮定します。さらに保守契約費、サーバ・ライセンス更新費、障害対応や属人化リスクによる追加工数も加えます。システム刷新案では、初期のシステム開発費用にデータ移行・二重運用・教育などを加算しつつ、業務効率化による工数削減をマイナス要素としてカウントします。

実務で使う際は、Excelなどで簡単なTCO表を作成し、「既存システム改修を続けた場合」と「今システム刷新を行った場合」の総額を並べて比較するとわかりやすくなります。ここで初めて、システム開発 費用の議論が「初期費用の安い／高い」から、「5年間の総コストとリスクを比較してどちらが得か」という建設的な議論に変わります。

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延命NGのサイン：既存システム改修の限界ラインを見極める

では、どのような状態になったら既存システム改修による延命ではなく、システム刷新に舵を切るべきなのでしょうか。ここでは、実務でよく見られる「延命NGサイン」を技術・業務・契約の3つの観点から整理します。

まず技術面では、サポートが終了したOSやDBの上でシステムが動いている場合は、システム開発 費用以前にセキュリティと信頼性の観点から危険です。パッチが提供されないため、脆弱性が見つかるたびに個別対応が必要になり、レガシーシステム改修の難易度も高まります。また、社内外にソースコード全体を把握している人がいない場合、既存システム改修を行うたびに「どこに影響が出るか分からない」状態になります。こうなると、システム開発費用にテストや障害リカバリのコストを上乗せせざるを得ず、システム開発 費用は年々膨らんでいきます。

業務面では、現場がExcelや紙の帳票、メール転記でシステムの穴を埋めている状態が続くと、目に見えないシステム開発費用が積み上がります。例えば、出荷指示をシステムからExcelに落とし、別のシステムに手入力している、といった二重入力が常態化しているケースです。これは既存システム改修で小手先の機能を足しても解決できず、根本的なシステム刷新が必要であることが多い状態です。ここに人件費とミスのリカバリコストを加味すると、既存システム改修を続けるより、システム刷新の方がトータルのシステム開発 費用を抑えられる可能性が高くなります。

契約面でも、延命NGのサインがあります。特定ベンダーにロックインされた状態で、保守契約の内容が曖昧なままレガシーシステム改修を続けている場合、障害対応のたびに「個別見積」となり、相場感が分からないまま高額なシステム開発 費用を支払うことになります。また、ソースコードや設計書がベンダー側にしかなく、他社への乗換えが事実上不可能なケースも危険です。

社内で合図を決めておく
「過去3年間の既存システム改修費用の累計が、新規システム刷新の概算見積（仮）の70〜80％を超えたら、刷新を真剣に検討する」といった、シンプルなルールを置いておくと、感情論ではなく指標ベースで議論しやすくなります。

こうした技術・業務・契約の観点から、「まだ既存システム改修で延命してよいのか」「そろそろシステム刷新を検討すべきか」をチェックし、必要であればシステム開発 費用のラフな比較資料を作って経営層に共有することが重要です。

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システム刷新が結果的に安くなるケースと、設計・進め方のコツ

システム刷新というと、「今のシステムをゼロから作り直す」「フルスクラッチで大きなシステム開発 費用がかかる」と捉えられがちです。しかし実務では、上手に設計すれば、システム刷新の方が既存システム改修を続けるよりも長期的に安くなるケースが少なくありません。その鍵になるのが、「業務プロセスの整理」と「アーキテクチャ設計」です。

まず、システム刷新のタイミングでは、現場の業務フローを改めて棚卸しし、「今のシステムに合わせて無理やり続けている作業」を洗い出します。製造現場であれば、紙の指示書とシステムを二重で使っている工程、物流であれば、システム外で管理している配車表やドライバー情報などが典型です。こうしたムダな手作業を整理し、新しいシステムで一元管理するように設計すれば、毎日の残業やミス対応を含めたシステム開発費用の実質的な削減につながります。初期のシステム開発 費用が多少高くても、3〜5年のスパンで見れば十分に回収できるケースが多くあります。

次に重要なのが、変化の早い部分と変化の遅い部分を分けて設計するアーキテクチャです。例えば、頻繁に変更が入る承認フローや帳票レイアウトはノーコード／ローコードツールで実装し、基幹となる在庫・患者・顧客・配送などのデータ管理は堅牢なAPI＋データベースで実装するといった形です。これにより、将来の小規模な仕様変更はノーコード側で吸収できるため、システム刷新後のシステム開発 費用を抑えられます。一方で、レガシーシステム改修を続けると、こうした構造的な整備が難しく、変更のたびに高額なシステム開発費用がかかる状態から抜け出せません。

また、クラウドサービスや業務特化SaaSを積極的に取り入れることで、インフラ運用や中核機能を「自前で作らない」という選択も可能です。例えば、認証やファイル共有、チャット、ビデオ会議などは既存SaaSに任せ、独自性の高い部分だけをシステム刷新で構築する、といった方針を取れば、システム開発 費用を戦略的に配分できます。

こうした設計と進め方を踏まえれば、システム刷新は単に「高い作り直し」ではなく、既存システム改修を続けるよりも、長期的にシステム開発 費用を削減できる投資に変わります。

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判断を支えるチェックリストと、TCOラフ試算の実務ステップ

ここからは、実際に既存システム改修とシステム刷新のどちらを選ぶべきかを検討するための、具体的な進め方を紹介します。ポイントは、①現状の見える化 → ②選択肢ごとのTCOラフ試算 → ③社内説明用の資料化の3ステップで進めることです。

まず①現状の見える化では、以下の情報を整理します。現在の業務フロー図（部門間の流れが分かるもの）、システム構成図（どのシステムがどう連携しているか）、主要なデータ項目一覧（マスタ・トランザクション）、過去2〜3年の改修履歴とシステム開発 費用、現場の不満・ボトルネックのリストです。ここから、「どの機能はうまく働いているか」「どこがボトルネックか」「どこに手作業が残っているか」を赤入れしていきます。既存システム改修で済む部分と、システム刷新が必要な部分が徐々に浮かび上がってきます。

次に②TCOラフ試算では、既存システム改修案とシステム刷新案のそれぞれについて、5年程度のトータルシステム開発 費用を概算します。既存システム改修案では、直近の改修費から平均的な1回あたりのシステム開発費用を算出し、「今後も年○回程度発生する」と仮定します。その上で、保守・運用費、サーバ・ライセンス更新費、障害対応のテックサポートや現場の残業、属人化リスクに備えるための教育や引き継ぎ時間も足し込みます。システム刷新案では、ベンダーから提示された概算見積をベースに、データ移行・教育・二重運用コストを上乗せし、反対に業務効率化による人件費削減やミス減少を金額換算して差し引きます。

最後に③社内説明用の資料化では、1枚もののスライドに「背景・課題」「選択肢（既存システム改修 vs システム刷新）」「TCO比較」「推奨案と理由」を整理します。ここで重要なのは、「システム開発 費用の総額」だけでなく、「リスク（障害・人材依存）」「機会損失（できなかったビジネス）」も合わせて示すことです。経営層は、このシートを見ることで、「今は既存システム改修で延命し、2年後にシステム刷新する」「来年度の予算で一気にシステム刷新する」といった判断をしやすくなります。

チェックリストの活用例
・既存システム改修で解決できる課題か？
・システム刷新しないと解決できない構造的な問題か？
・5年のTCOで見て、どちらのシステム開発 費用が安いか？
・障害・人材リスク・機会損失を含めても、同じ結論になるか？

このように、チェックリストとTCO試算を組み合わせることで、既存システム改修かシステム刷新かの判断を、「なんとなくの感覚」から「数値と構造に基づく判断」へと引き上げることができます。

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まとめ：発注側ができるコストダウンと、ソフィエイトの賢い使い方

ここまで、既存システム改修とシステム刷新のシステム開発 費用を比較するための考え方や、判断を支える実務ステップを見てきました。最後に、発注側としてできるコストダウンの工夫と、外部パートナーの活用法をまとめます。

第一に、要件定義の精度を上げること自体が、最大のコストダウン施策です。「とりあえず今のシステムをWeb化」「全部入りのシステムを作りたい」といったざっくりした依頼では、ベンダーごとに想定範囲が違い、システム開発 費用の見積はバラバラになります。既存システム改修かシステム刷新かを検討する前に、「今すぐ必要な機能」「将来あった方がよい機能」「使われていない機能」を三段階に分けて整理し、フェーズ分けしたロードマップを作ることで、段階的にシステム開発費用を投下できるようになります。

第二に、ベンダー選定では「提案内容」と「伴走力」を見ることが重要です。既存システム改修だけを推すベンダー、逆にシステム刷新だけを推すベンダーより、どちらの選択肢にもメリット・デメリットがあることを説明し、システム開発 費用のTCO比較や移行計画まで含めて提案してくれるパートナーの方が、長期的には安心です。また、ノーコード／ローコード・パッケージ・スクラッチを組み合わせたハイブリッド構成を提案できるかも、レガシーシステム改修からの脱却とコスパ向上の鍵になります。

第三に、発注側だけで全てを背負い込まないことです。既存システム改修とシステム刷新のどちらが自社に合うのか、どのくらいのシステム開発 費用が妥当なのかを、社内だけで判断するのは難しいケースも多くあります。そこで、株式会社ソフィエイトのような第三者目線のパートナーに、見積内容の妥当性チェックや要件整理、方式選定の相談を行うことで、ベンダーロックインや情報不足による失敗を避けやすくなります。特に、製造・物流・医療・小売といった領域では、業務とシステムの両方に理解がある外部パートナーが入ることで、既存システム改修とシステム刷新のバランスをとった現実的なプランを描きやすくなります。

システム開発 費用は、単なる「経費」ではなく、事業の将来を左右する投資です。既存システム改修で短期的な出費を抑えるのか、システム刷新で長期的なコスパを取りに行くのか。その判断を誤らないために、本記事で紹介した視点やチェックリスト、TCO試算のフレームをぜひ活用してみてください。そして、「自社だけでは判断が難しい」と感じたときは、気軽にソフィエイトのようなパートナーに相談し、一緒に最適な道を探していくことをおすすめします。