医療DXで変わる「予約・問診・記録」――なぜ今ここから始めるべきか

医療・ヘルスケアの現場で「医療DX」という言葉を耳にする機会が一気に増えました。とはいえ、診察の中身をAIに任せるような話ではなく、現実的に最初に向き合うことになるのは、予約・問診システムを整え、電子カルテ連携をきちんと設計するというとても地味な領域です。しかし、この部分こそが患者体験と現場の負荷を左右し、経営にも直接効いてくる「要」の領域でもあります。

多くの医療機関では、予約は電話と紙台帳、問診は紙の問診票、診療記録は電子カルテ、といったようにシステムが分断されています。この状態で一部だけをデジタル化しても、「医療DXがうまくいかない」「かえって業務が増えた」という不満が出がちです。例えばオンライン予約だけを導入しても、Web上で受け付けた内容を紙へ転記し、さらに電子カルテに入力し直すのであれば、予約・問診システムの利点は十分に生きません。同じように、電子カルテが高度でも、受付が混乱し、問診内容が診察室に届かないようでは、医療DXの投資対効果は見えにくくなります。

本記事では、製造・物流・小売など他業界でDXを任されている方にもイメージしやすいよう、「どこから着手すべきか」「何を後回しにすべきか」を軸に、医療DXの入口である予約・問診システムと電子カルテ連携にフォーカスします。単なる成功事例の紹介ではなく、失敗しやすいポイントと現実的な着手順序を整理しながら、「自院ならどう進めるか」を描けるようにすることがゴールです。

1. 医療DXの第一歩は「運用と安全」の設計から始まる

医療DXというと、新しいシステムを入れることに意識が向きがちですが、最初に整理すべきなのは「どのような運用を前提にするか」と「安全性をどう担保するか」です。予約・問診システムで扱う情報は、氏名や連絡先だけでなく、既往歴や服薬状況などセンシティブな医療情報です。これらは個人情報保護法だけでなく、医療情報システムに関する各種ガイドラインの対象となるため、保存場所・閲覧できる人・利用目的・保管期限を整理する必要があります。電子カルテ連携を行うなら、その設計はさらに重要になります。

ここで押さえるべきポイントは、技術的な要件の9割は「運用の前提」から逆算されるということです。例えば、オンライン予約は誰が行う前提でしょうか。患者自身がスマートフォンから行うのか、電話予約を受付が代行して予約・問診システムに入力するのか。Web問診は必須にするのか、スマートフォンが使えない高齢者などには紙を併用するのか。電子カルテ連携ができない場面（訪問診療など）ではどう例外処理をするのか。これらを曖昧にしたままシステム選定を行うと、「想定と違う」「現場が運用できない」という不満につながります。

また、安全性は「仕組み」と「人」の両面が揃って意味を持ちます。予約・問診システムと電子カルテ連携を行うと、医療情報がネットワークを跨いで流通します。ここでは、通信の暗号化やアクセス制御といった技術要件だけでなく、「ID・パスワードの取り扱い」「ログイン状態の放置」「端末紛失時の対応」といった運用ルールもセットで整えることが欠かせません。医療DXは、システム導入の前に「運用と安全の設計」が必要なプロジェクトだと捉えておくと、要件の優先順位が見えやすくなります。

2. 予約・問診システムと電子カルテ連携の“現実的な”着手順序

実際に医療DXを進める際、「どこから手を付けるか」はよく迷われるポイントです。予算も人員も限られる中小規模の医療機関では、いきなりすべてを刷新しようとせず、負荷と効果のバランスが良い順番で進めることが重要です。本記事では、次のようなステップをおすすめします。

第一歩は、オンライン予約を含む予約・問診システムの整備です。多くのクリニックでは、電話対応と受付での対応が大きな負担になっており、ここを整理するだけでも効果が見込めます。ただし、単純に「オンライン予約を導入したから医療DXが進んだ」と考えるのではなく、予約時点で必要な情報をどこまで集めるかを設計することが重要です。診療科、症状カテゴリー、初診・再診の区別、保険種別など、後工程の電子カルテ連携や診療準備に必要な最小限の情報を定義し、予約画面に反映させます。

次に、Web問診を予約フローと統合します。予約完了後にそのままWeb問診に遷移できるようにしたり、来院前日・当日に問診へのリンクをSMSやメールで送ったりすることで、待合室での紙の問診記入時間を減らせます。ただし、問診項目を欲張りすぎると入力離脱を招くため、「全員必須の項目」と「症状に応じて出し分ける項目」を分ける工夫が必要です。ここで重要になるのが、予約・問診システムと電子カルテ連携の設計です。問診内容を単にPDFで添付するのか、構造化されたデータとして電子カルテの所定の欄へ自動反映するのかによって、医師・看護師の負荷は大きく変わります。

最後に、電子カルテ連携の範囲を段階的に広げるステップに進みます。最初から全ての項目を連携しようとすると設計もテストも膨大になるため、「患者基本情報」「主訴」「アレルギー情報」など優先度の高いものから連携し、徐々に範囲を広げていくのが現実的です。これにより、電子カルテ側での入力作業を減らしつつ、連携トラブルが起きた場合も影響範囲を限定できます。医療DXを成功させる鍵は、予約・問診システムから電子カルテ連携までを一気通貫で設計しつつ、実装は小さく分割することです。

3. 安全な「つながり」を作るID・権限・ログ設計

予約・問診システムと電子カルテ連携を実現するうえで、多くのプロジェクトで後回しにされがちなのがID・権限・ログの設計です。しかし、医療DXではここが甘いと、情報漏えいや記録の整合性といった重大な問題に直結します。システム同士をつなぐ前に、「患者ID」「ユーザーID」「予約ID」「問診ID」「電子カルテID」の関係性を設計し、どのIDを“正”として扱うかを決めることが重要です。

多くの現場では、電子カルテが患者情報の中核システムとなっているため、電子カルテに登録された患者IDを予約・問診システムに持ち込む（もしくは連携時に紐づける）構成が一般的です。例えば、診察券番号やバーコードをキーとしてオンライン予約のアカウントと紐づける、Web問診入力時に生年月日や電話番号と組み合わせて患者を照合する、といった運用が考えられます。ここで気をつけたいのは、「新規患者」と「既存患者」が混ざるケースや、家族で電話番号を共有しているケースなどの例外です。医療DXでは、こうした例外パターンを運用フローと画面設計の両面で吸収する発想が欠かせません。

次に重要なのが、職種と役割に応じた権限設計です。受付は予約・問診システムの全項目を編集できてよいのか、看護師はWeb問診の内容を更新できるのか、医師は電子カルテ連携で取り込まれた問診情報をどこまで編集できるのか――こうした権限を「職種」「役割」「場所（院内・院外）」ごとに定義し、システム側のロールに落とし込む必要があります。そして、誰がいつ、どの患者のどの情報にアクセスしたかを把握するアクセスログをきちんと残すことが、医療DXにおける説明責任とトラブル対応の土台となります。

最後に、APIなどを使った電子カルテ連携やEHR連携を行う場合、外部ベンダーやクラウドサービスとの境界部分でのセキュリティも検討が必要です。院内ネットワークとインターネットをどう分離するか、どの通信を許可するか、障害時にどこまでの機能をローカルで維持するか、といった観点を事前に整理しておくことで、医療DXの信頼性と安全性を両立しやすくなります。

4. 医療DX「失敗学」から学ぶ、やってはいけない進め方

ここまで「あるべき姿」を中心に述べてきましたが、実務で役立つのはむしろ「どう進めると失敗しやすいか」という視点です。他業界のDXと同様、医療DXでも典型的な失敗パターンがいくつか存在します。予約・問診システムや電子カルテ連携を検討する際には、これらを「やらないことリスト」として最初に共有しておくとよいでしょう。

第一の失敗パターンは、ベンダー任せで要件が曖昧なまま進めてしまうことです。「医療DXを進めたいのでオンライン予約とWeb問診と電子カルテ連携をやりたい」といったレベルの相談からスタートすると、ベンダー側も「全部入りのパッケージ」を提案しがちです。しかし、自院の業務フロー（誰が、どのタイミングで、どの画面を開いて作業しているか）が見えていないと、「実際の現場ではこう使えない」「この予約枠の考え方はうちの科に合わない」といったギャップが噴出し、医療DXの魅力が一気に失われてしまいます。

第二の失敗パターンは、部門ごとに単発のツールを増やし過ぎることです。受付がオンライン予約ツールを導入し、看護師が独自のWeb問診アプリを使い、医師が別の電子カルテを使い、経理が独立した会計システムを使う――このようにツールがバラバラに増えていくと、後から電子カルテ連携や診療情報連携を行おうとした際に、IDの突合やデータ形式の変換に膨大なコストがかかります。医療DXを俯瞰すると、予約・問診システムと電子カルテ連携を「背骨」に置き、そこに必要な周辺機能を足していくイメージが安全です。

第三の失敗パターンは、最初からAIや高度な分析を前提にし過ぎることです。「AIによる自動トリアージ」「音声認識によるカルテ自動作成」「診療データの高度分析」といったテーマは、医療DXの将来像として魅力的ですが、予約・問診システムと電子カルテ連携で取得されるデータがバラバラだったり、運用が安定していなかったりすると、そもそも分析に耐えうるデータが蓄積されません。まずは日々の診療で使う基本的なデータが、欠損や誤入力なく回り続ける状態を作ることが先決です。

他業界のDXとの共通点
製造業でも物流業でも、最初にやりがちなのは「現場フローを整理する前にシステムを入れてしまう」ことです。医療DXも同じで、予約・問診システムや電子カルテ連携を入れる前に業務の棚卸しをするだけで、プロジェクトの成功確率は大きく変わります。

5. 90日で「止まらず回る」医療DXの最小構成をつくる

ここまでの内容を踏まえ、実務的にイメージしやすいように、90日で「止まらず回る」医療DXの最小構成をつくるロードマップを例としてまとめます。これはあくまで一例ですが、予約・問診システムと電子カルテ連携を軸にした医療DXの進め方として、多くの医療機関で応用できる考え方です。

フェーズ0（〜2週間）：現状把握と「捨てる要件」の決定
最初の2週間は、システム選定よりも現場ヒアリングと業務フローの可視化に集中します。受付、看護師、医師、事務それぞれから「一日の流れ」と「困っていること」を聞き出し、紙とホワイトボードで現状フローを書き出します。そのうえで、「このフローは医療DXの対象にする」「これはあえてデジタル化しない」といったスコープの線引きを行います。ここで何を捨てるかを決めておくと、後工程の設計がブレにくくなります。

フェーズ1（〜30日）：予約・問診システムの最小導入
次のステップは、オンライン予約とWeb問診の最小構成を導入することです。いきなり全診療枠をオンライン予約に切り替えるのではなく、「特定の曜日・特定の診療メニュー」など対象を絞り、紙や電話と併用しながらテストします。この期間は、患者側の使い勝手と現場の運用感覚を掴むフェーズと割り切り、「完璧な医療DX」よりも「安全に回るかどうか」を重視します。

フェーズ2（〜60日）：電子カルテ連携と二重入力の削減
運用の感覚が見えてきたら、予約・問診システムと電子カルテ連携を強化します。患者基本情報や主訴など、優先度の高い項目から電子カルテに自動連携し、入力作業を削減します。同時に、「この項目はどのシステムを正とするか」「修正はどこで行い、どのように同期させるか」といったデータの責任分界を決めていきます。ここでしっかりと二重入力を減らしておくと、医療DXに対する現場の信頼感が一気に高まります。

フェーズ3（〜90日）：拡張計画の整理と次フェーズの判断
最後のフェーズでは、電子カルテ連携の拡張や、EHR連携を含めた将来像を整理します。オンライン資格確認やレセプトの電子化など、今後必須となる要素も含めて、どのタイミングで何に投資するかを検討し、3か月ごとの見直しサイクルを作るのがおすすめです。ここまで来ると、「医療DXをしている感」よりも、「予約・問診システムと電子カルテ連携が当たり前のインフラとして回っている感覚」が現場に根付き始めます。

6. まとめ：医療DXを「背伸びしない範囲」から賢く始める

本記事では、医療DXの入り口である予約・問診システムと電子カルテ連携にフォーカスし、どこから着手し、何を後回しにすべきかを整理しました。医療DXは決して派手なテーマではありませんが、予約・問診・記録という「いつもやっている当たり前の仕事」を見直すだけで、患者体験と現場の負荷、ひいては経営指標まで変えていける取り組みです。大切なのは、システムの品揃えを増やすことではなく、業務フローとデータのつながりを設計することです。

他業界のDXと同じく、医療DXでも失敗パターンは似ています。ベンダー任せで要件が曖昧なまま進めること、部門ごとにツールを増やしすぎること、最初からAIや高度分析を前提にしすぎること――これらを避け、まずは予約・問診システムと電子カルテ連携という「背骨」をしっかり作ることが、遠回りに見えて実は一番の近道です。

製造・物流・小売など他業界でDXを推進している方にとっても、医療DXの考え方は学びが多い領域です。制約が多いからこそ、運用と安全性を起点にした堅実な設計が求められ、それが結果的に現場に根付くデジタル化を生み出します。「医療DXの失敗学」と組み合わせて読み解くことで、自社のDXプロジェクトにも応用できる視点がきっと見つかるはずです。

もし、この記事を読みながら「自院の予約・問診システムと電子カルテ連携をどう設計すべきか」「何から手を付ければよいか」が具体的にイメージされてきたなら、それはすでに医療DXが一歩進んでいるサインでもあります。背伸びしすぎず、しかし着実に前に進むためのパートナーとして、私たちもお手伝いできます。

株式会社ソフィエイトの支援について

株式会社ソフィエイトは、医療DXをはじめとする業界別のDXプロジェクトにおいて、業務整理からシステム設計・開発、運用定着までを一気通貫で支援しています。予約・問診システムの導入や電子カルテ連携など、単にツールを導入するだけでなく、現場で止まらず回り続けるしくみづくりを重視しています。製造・物流・医療・小売など、それぞれの現場に根ざしたDXをご検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。