外注前の要件整理のやり方（社内の意見をまとめる方法）

外注がうまくいかない原因は「要件の未整理」にある

開発を外注するとき、失敗の多くはベンダーの技術力以前に、発注側の要件整理が曖昧なまま進むことで起きます。社内で「何を作るのか」「なぜ作るのか」「誰のためか」が揃っていないと、見積もりはブレ、途中で追加費用が増え、完成しても「思っていたのと違う」になりがちです。

特に、開発に詳しくない中小企業や情シス部門では、次のような状態が起きやすいです。

• 経営層は「売上を伸ばしたい」「コストを下げたい」と言うが、現場は「入力が面倒」「二重管理がつらい」と言う
• 部門ごとに理想が違い、会議では声の大きい意見に引っ張られる
• 「とりあえず作って、あとで直せばいい」が積み重なり、結果的に高くつく

ここで押さえたいのは、要件整理とは「仕様書を完璧に書くこと」ではありません。まずは意思決定できる材料を揃えることです。具体的には、目的・対象業務・スコープ・優先順位・制約（予算/期限/体制）を社内で合意し、外注先が見積もれるレベルまで解像度を上げる作業です。

この記事では、社内の意見をまとめるための進め方を、非エンジニアでも実行できる形に分解して説明します。結果として、外注の見積もり比較が可能になり、開発中の揉め事や追加費用を減らせます。

要件整理で最初に決めるべき「5つの合意ポイント」

社内調整が難しいのは、議論の軸が揃っていないからです。意見が割れるのは自然なので、先に「何を合意対象にするか」を明確にします。外注前の要件整理では、最低限次の5つを合意しましょう。

• 目的（Why）：何のために作るのか。売上/コスト/品質/スピード/リスク低減など
• 対象ユーザー（Who）：誰が使うのか。社内のどの職種/拠点/取引先/顧客か
• 範囲（What）：今回やること・やらないこと。現状課題の全部を一度に解決しない
• 優先順位（Priority）：Must/Should/Could（必須/重要/できれば）で整理
• 制約（Constraints）：予算、期限、社内体制、セキュリティ、既存システム連携の縛り

この5つが揃うと、会議で「それは目的に効く？」「今回の範囲に入れる？」「Mustなの？」と問い直せるようになり、意見の交通整理ができます。逆に、ここが曖昧だと「欲しい機能大会」になり、誰も止められません。

また、目的はできれば数値に寄せます。完璧でなくてよいので、たとえば「月次締めを5営業日→2営業日に短縮」「問い合わせ対応を20%削減」「入力ミスを半減」など、判断基準になる目標を置きます。外注先も提案の方向性が定まり、見積もりの前提が揃います。

「やらないこと」も同じくらい重要です。外注は、作るほど高くなります。スコープを固定するのは、現場を抑えつけるためではなく、限られた予算で成果を最大化するための設計です。

社内の意見をまとめる進め方：ヒアリング→可視化→合意の型

要件整理を「会議でまとめる」と失敗しやすいです。会議は結論を出す場で、情報収集の場ではありません。おすすめは、①個別ヒアリングで素材を集め、②見える形に整理し、③合意の会議で決める、という三段階です。

個別ヒアリングで「不満」ではなく「業務」を聞く

現場の声は貴重ですが、「使いにくい」「遅い」「全部自動化したい」のままだと要件になりません。ヒアリングでは、次をセットで聞きます。

• どんな業務の、どの場面で困っているか（タイミング）
• 誰が、何を入力/確認/承認しているか（登場人物と作業）
• 何が起きると困るか（ミス、やり直し、残業、機会損失）
• 例外対応は何があるか（よくある例外、月末だけ、拠点だけ等）

コツは、相手の言葉を否定せず、「具体例」を必ず1つもらうことです。「最近いつ困りました？そのとき何をしました？」と聞くと、仕様に落ちやすい情報が出ます。

意見を「論点」に変換して可視化する

集めた声は、付箋やスプレッドシートで構いませんが、次の3つに分類すると合意が取りやすいです。

• 要望：こうしたい（例：検索を早くしたい）
• 背景：なぜ必要か（例：電話対応中に探せず取り逃す）
• 効果：何が改善するか（例：応答時間短縮、受注率向上）

さらに、部門ごとの利害が衝突する箇所（例：営業は入力を減らしたい、管理部は項目を増やしたい）には「トレードオフ」と印を付けます。ここは会議で決める論点なので、事前に見える化しておくと感情論になりにくいです。

合意の会議は「決める」だけにする

会議のアジェンダは「論点」と「選択肢」に絞ります。たとえば入力項目の議論なら、次のように提示します。

• 案A：入力項目を最小化（入力工数↓、データ品質は後処理で担保）
• 案B：必須項目を増やす（入力工数↑、データ品質↑）
• 判断基準：目的（締め短縮/ミス削減）にどちらが効くか、期限に間に合うか

ここで重要なのは、誰が決めるか（意思決定者）を明確にすることです。全員の納得を目指すと止まります。現場の同意は大事ですが、最後は責任を持てる人が決める体制にします。

外注先に伝わる「要件」の作り方：仕様書より必要な3点セット

外注前に完璧な仕様書を作る必要はありません。一方で、「口頭で伝えれば何とかなる」も危険です。見積もりと提案の質を上げるには、最低限、外注先が前提を揃えられる資料が必要です。おすすめは次の3点セットです。

• 目的・スコープ・制約が書かれた要件サマリ（1〜3枚）：プロジェクトの憲法
• 業務フロー（現状/理想）：作業の流れと例外が分かる
• 画面/帳票のラフ（手書きでOK）：入力と出力のイメージが伝わる

要件サマリに入れるべき項目

要件サマリは、外注先・社内双方の誤解を減らすためのものです。最低限、次を入れます。

• 背景と目的（できれば数値目標）
• 対象業務・対象ユーザー
• 今回の範囲（やること/やらないこと）
• 優先順位（Must/Should/Could）
• 期限（いつまでに何が必要か：リリース時期、段階導入の可否）
• 予算感（上限だけでも）
• 制約（既存システム、利用クラウド、認証、セキュリティ、法令）
• 運用の前提（誰が更新するか、問い合わせ窓口、夜間対応要否）

「予算は言いたくない」というケースもありますが、予算帯が不明だと提案が散らばります。結果的に比較が難しくなるので、上限かレンジだけでも共有する方が合理的です。

業務フローは「例外」を書くほど価値が上がる

業務フローは、きれいな標準手順だけだと現場で使えません。外注で失敗しやすいのは例外対応です。たとえば受注なら「値引き」「返品」「分納」「代理店経由」「締め日またぎ」など、現場が日常的にやっている抜け道が必ずあります。例外を先に出すと、後からの仕様追加を減らせます。

画面ラフは「項目と動き」だけで十分

デザインの完成度より、入力項目と画面遷移が重要です。パワポでも紙でもよいので、

• 何を入力するか（項目名）
• 何を選ぶか（プルダウン、チェックなど）
• 押すと何が起きるか（登録、承認依頼、メール送信）

が分かる程度に描きます。外注先はここからワイヤーフレームやUI案に落とし込み、実装方針を立てられます。

優先順位の付け方：揉めないための「Must条件」と「段階導入」

社内意見がまとまらない最大の理由は、「全部大事」に見えることです。ここで役立つのが、Must/Should/Couldの整理と、段階導入（フェーズ分け）です。

まず、Mustは「ないと業務が回らない」または「法令/監査/セキュリティ的に必須」に限定します。Mustを増やしすぎると、見積もりが跳ね、納期が伸び、結局どれも中途半端になります。Mustを絞るときは、次の質問が効きます。

• これがないと、リリースしても使われない？
• 手作業で代替できる？代替するなら誰がどれくらい困る？
• 事故（誤請求/情報漏えい/監査指摘）のリスクは上がる？

次に、Should/Couldは「価値はあるが後でもよい」機能です。ここを第2フェーズに回す前提にすると、現場も納得しやすくなります。重要なのは、後回しにする機能を「捨てる」のではなく、ロードマップに載せて約束することです。

段階導入の例を挙げます。

• フェーズ1：現状の業務を壊さず、入力と検索、最低限の帳票出力まで（まず使える状態）
• フェーズ2：承認フロー、自動通知、他システム連携（効率化の本丸）
• フェーズ3：ダッシュボード、分析、AI活用（意思決定の高度化）

外注先にとっても、フェーズ1で早期に価値を出し、改善しながら作れるのでリスクが下がります。社内調整でも「全部やる/やらない」ではなく、「今やる/次にやる」という建設的な議論に変わります。

見積もり比較のために押さえるべき条件：RFPの最低限と評価軸

外注先を選ぶ段階では、複数社から見積もりを取ることが多いですが、要件整理が弱いと金額差の理由が分かりません。比較できる状態にするには、簡易RFP（提案依頼書）として、前述の3点セットに加え、次の条件を揃えます。

• 納品物のイメージ（ソースコードの権利、設計書の有無、マニュアルの範囲）
• 受入条件（テスト、検収の流れ、検収期間）
• 保守運用の前提（障害対応時間、改修の見積もりルール、SLAの要否）
• コミュニケーション（定例頻度、窓口、ツール）

そして評価軸は、金額だけにしないことが重要です。非エンジニアの方でも判断しやすい軸を置きます。

• 要件の理解力：こちらの目的を言語化し直してくれるか
• リスクの説明：できないこと・注意点を先に言ってくれるか
• 代替案の提案：予算/期限に合わせた現実的な案が出るか
• 体制と継続性：担当が属人化しないか、運用まで見ているか
• セキュリティ・品質：開発プロセス、レビュー、テスト方針があるか

提案内容の差は、要件整理の質に比例します。要件が整理されていると、外注先も具体的なWBS（作業計画）やリスク、段階導入案を出しやすくなり、結果として「安いけど危ない」「高いけど安心」のような曖昧な比較から脱却できます。

よくある失敗パターンと回避策（社内調整・外注コミュニケーション）

最後に、外注前の要件整理でよくあるつまずきを、回避策とセットで整理します。

• 失敗：部門の代表が強い要望を押し通し、全体最適が崩れる
  回避：目的（KPI）と優先順位（Must条件）を先に合意し、「目的に効くか」で裁く
• 失敗：現場ヒアリングが「愚痴の共有」で終わる
  回避：具体例（いつ・誰が・何を・どれくらい）を必ず聞き、業務フローに落とす
• 失敗：例外対応を後回しにして、開発途中で仕様追加が連発
  回避：例外リスト（返品、取消、権限外、月末処理など）を先に洗い出す
• 失敗：見積もりを取ったが、前提がバラバラで比較できない
  回避：要件サマリ・業務フロー・画面ラフの3点セット＋運用条件を揃えて依頼する
• 失敗：「とりあえず全部」になって予算超過・納期遅延
  回避：段階導入（フェーズ分け）を前提にし、フェーズ1を小さく勝つ

要件整理は、社内政治の調整でもあります。だからこそ、個別ヒアリング→可視化→合意という型が効きます。特に情シスの方は「技術の話」よりも、意思決定を前に進める資料を作ることが最大の価値になります。

まとめ

外注前の要件整理は、仕様書作りではなく、社内の意見を「合意できる形」に変換する作業です。目的・対象・範囲・優先順位・制約の5点を先に揃えるだけで、議論が整理され、外注先の提案と見積もりの質が上がります。

• 会議でまとめようとせず、個別ヒアリング→可視化→合意の順で進める
• 外注先には、要件サマリ・業務フロー・画面ラフの3点セットを渡す
• 「全部やる」を避け、Must条件を絞って段階導入で成功確率を上げる

もし「社内の意見は集まったが、要件に落とし切れない」「外注先に何を渡せばよいか不安」「見積もり比較の軸を作りたい」といった状況であれば、第三者が入ることで一気に進むことがあります。要件整理から提案依頼、開発・運用まで一貫して設計すると、追加費用や手戻りを抑えやすくなります。