ダッシュボードが使われない理由と、使われるダッシュボードの条件

多くの会社で「BIツールを導入して立派なダッシュボードを作ったのに、気付けば誰も開かなくなっていた」という現象が起きています。画面はきれいでデータ可視化もされているのに、日常業務ではほとんど使われない。原因は「技術が足りないから」ではなく、ダッシュボードの役割や使われ方を設計しないまま作ってしまうところにあります。

本記事では、AIやITの専門家ではない中小企業の経営者・マネージャー層向けに、なぜダッシュボードが使われなくなるのか、そして「毎日開かれるダッシュボード」にするには何が必要なのかを、実務レベルで解説します。難しい専門用語はできるだけ避け、導入・設計・運用のステップがイメージできるように説明していきます。

なぜダッシュボードは「作ったのに誰も見ない」のか

ダッシュボードが使われなくなる最大の理由は、そもそも「誰が」「どの場面で」「何を決めるために」見るのかが決まっていないことです。本来、ダッシュボードは意思決定をサポートするための「画面のフォーマット」にすぎません。しかし現場では、BIツールの機能を一通り試してみること自体が目的化し、グラフをたくさん並べた「きれいな画面」を作ることがゴールになってしまいがちです。

その結果、ユーザーがダッシュボードを開いても、「で、これを見て自分は何をすればいいのか？」が分かりません。数字もチャートも並んでいるのに、自分のアクションに結び付かないダッシュボードは、最初の数回は物珍しさで開かれても、やがてブックマークの奥に埋もれていきます。

もう一つ大きな理由が、「数字への信頼感」です。元データの整備や指標定義が曖昧なままデータ可視化してしまうと、「この売上の数字は、会計の数字と合っているのか？」「このKPIの計算式は誰が決めたのか？」といった疑問が生まれます。人は、よく分からない数字よりも、たとえ多少古くても自分で作ったExcelの方を信じてしまいます。つまり、データ基盤や定義が揃っていない状態でBIツールだけ導入しても、ダッシュボードは「なんとなく怪しい画面」にしか見えないのです。

さらに、「マネジメントの前提」が変わっていないことも大きな要因です。経営ダッシュボードを作っても、会議は相変わらずPowerPointや紙資料中心で進み、ダッシュボードは「たまに見る参考資料」の扱いになってしまうケースがよくあります。日々の会議や1on1、週次報告など、意思決定の場に組み込まれていない限り、ダッシュボードは文化として定着しません。

使われないダッシュボードの典型パターンと、その裏にある本当の原因

ここでは、現場でよく見かける「使われないダッシュボード」のパターンを整理し、その奥にある根本原因を紐解いていきます。自社の状況に近いものがないか、照らし合わせてみてください。

2-1．「全部盛り」ダッシュボード：情報過多で読めない

BIツールを導入すると、売上推移・粗利・KPI・PV数・滞留案件など、さまざまなデータ可視化が簡単にできるようになります。その結果、「せっかくだから全部載せよう」と考え、1画面にグラフや数値カードを詰め込んでしまうことがあります。画面は華やかですが、ユーザーから見ると「何から見ればいいか分からないパネルの集合体」です。

このタイプのBIダッシュボードでは、毎回「今日もどこを見ればいいのか分からない」と感じるため、心理的なハードルが少しずつ上がっていきます。「開くたびに疲れるダッシュボード」は、習慣にはなりません。背景にあるのは、優先順位付けの欠如です。「この画面でだけは、この3つだけ分かればいい」という割り切りがないまま、すべてを乗せてしまうと、結局何も伝わらないBIツール ダッシュボードになります。

「企画部門だけが作った」ダッシュボード：現場の問いとズレている

次に多いのが、経営企画や情報システム部門が中心となって作ったダッシュボードです。設計者は真面目にデータ可視化を考えているのですが、現場と十分に対話しないまま「こういう指標が経営には大事だろう」という感覚で設計してしまうと、現場の質問と画面の中身がズレてしまいます。

たとえば、営業チームが知りたいのは「今週どの案件を優先対応すべきか」「誰の案件が滞っているか」といった具体的な情報です。しかし、経営目線だけで作られた経営ダッシュボードには、売上の推移や粗利率、チャネル別の構成比ばかりが並び、現場の「明日の行動」を決める材料が不足していることがよくあります。すると、「経営には役立つのかもしれないけれど、自分の仕事にはあまり関係ない」という印象になり、日常的には使われなくなってしまいます。

「作りっぱなし」ダッシュボード：事業の変化に追いついていない

ダッシュボードは、事業やKPIの変化に合わせてアップデートが必要な「生き物」です。しかし、構築プロジェクトが終わった段階でBIツールの設定が放置され、数年経っても画面が変わっていないケースも多く見られます。事業のフェーズが変わり、重視する指標が変わっているのに、ダッシュボードだけが昔のままという状態です。

この状況では、ユーザーは無意識に「この数字は今の経営とは関係が薄い」と感じるようになり、自然とダッシュボードから離れていきます。根本原因は、ダッシュボードに「オーナー」がいないことです。誰がこのBIダッシュボードの責任者で、どのタイミングで見直すのかが決まっていなければ、事業とともに古びていくのは当然の結果と言えます。

“使われるダッシュボード”に共通する条件

では逆に、日常的に開かれ、会議やマネジメントの「起点」になっているダッシュボードには、どのような共通点があるのでしょうか。ここでは、実務の現場で見てきた「使われるダッシュボード」の条件を、5つに整理して解説します。

「誰が・何のために見るか」が一言で説明できる

最も重要なのは、ダッシュボードごとに明確な主語と目的があることです。例えば、「営業マネージャーが今週のパイプラインとチームの進捗を把握するためのダッシュボード」「経営陣が月次で事業全体の健康状態を確認するための経営ダッシュボード」といった具合です。

この一文が言えないダッシュボードは、ほぼ確実に使われません。逆に、この一文が明確なダッシュボードは、「誰がいつ開くべきか」「どの会議で使うべきか」も自然と決まってきます。BIツールの画面を開く前に、紙にこの一文を書くところから始めるだけでも、設計の精度が大きく変わります。

1画面で「今、良いのか悪いのか」が直感的に分かる

使われるダッシュボードは、開いた瞬間に「今の状態が良いのか悪いのか」が分かります。主要KPIが画面の上部や中央に大きく表示され、色やアイコンで状態が一目で伝わるようになっているのが特徴です。グラフや表は必要最小限に絞られ、視線の流れが自然になるようレイアウトされています。

ここで大切なのは、「すべてを正確に見せる」ことよりも、「意思決定に必要な情報を素早く伝える」ことです。詳細は別タブのレポートやドリルダウンで確認できれば十分で、メインのBIダッシュボードでは、あえて余白を残し、データ可視化の要素を絞り込む勇気が求められます。

数字の定義が明確で、社内で「公式」として扱われている

使われるダッシュボードは、そこに表示されている数字が「会社としての公式」として扱われています。売上、粗利、リード数、CVRなど、主要な指標について定義や計算式が明文化され、関係者間で合意が取れている状態です。

「この売上は税抜？税込？」「この顧客数には無料プランも含まれる？」といった疑問が多いほど、数字への信頼は下がり、ダッシュボードよりも手元のExcelが優先されてしまいます。BIツールの導入より先に、あるいは同時に、指標定義の整理とドキュメント化に取り組むことが、結果的にダッシュボード活用の近道になります。

3-4．会議・マネジメントのリズムとセットになっている

ダッシュボードが文化として定着している会社では、「会議のたびに必ずこの画面から始める」「毎朝このダッシュボードを見てからタスク整理をする」といった、具体的な利用シーンに組み込まれたルールがあります。単に「必要な人が必要なときに見てください」と言うだけでは、忙しい現場では誰も見ません。

例えば、週次の営業会議では、最初の10分間を「パイプラインダッシュボードの確認」に充て、担当者ごとに滞留案件を確認する。月次の経営会議では、「経営ダッシュボード→テーマ別資料→今後のアクション」の順に進める。こうした「型」を決めておくことで、BIツールの画面が会話の中心になり、自然と毎回開かれるようになります。

作りっぱなしではなく、フィードバックで少しずつ進化している

最後に、使われるダッシュボードは、ユーザーのフィードバックをもとに小さな改善が続いているという特徴があります。「このグラフはいらない」「この指標をもう少し上に持ってきてほしい」「スマホでも見やすくしてほしい」などの要望を受けて、月に一度・四半期に一度のペースで微調整を行っています。

完璧なデザインを一度で作ろうとする必要はありません。むしろ、8割くらいの完成度のものを素早く出し、現場の声を聞きながら育てていく方が、BIツール ダッシュボードとしては長続きします。この「育てる」という感覚を持てるかどうかが、使われるかどうかの分かれ目と言えます。

現場が“毎日開く”ダッシュボード設計ステップ

ここからは、実際にダッシュボードを設計する際のステップを、できるだけ具体的に紹介します。BIツールの種類に関わらず使える考え方なので、自社のプロジェクトに当てはめながら読んでみてください。

ステップ1：ユースケースを文章で書き出す

いきなりBIツールを触る前に、まず紙とペンだけでユースケース（利用場面）を書き出すことから始めます。おすすめは、次のような1〜2文で表現することです。

• 「営業マネージャーが、週次の営業会議前にパイプラインの状態を確認し、重点フォローすべき案件を決めるためのダッシュボード」
• 「経営陣が、月次で事業全体の健康状態（売上・粗利・顧客数）を把握するための経営ダッシュボード」

この時点で利用者・タイミング・目的がぼんやりしていると、その後の設計も必ずブレます。逆に、ここがシャープであればあるほど、必要な指標・不要な項目・データ可視化の粒度が自然と決まっていきます。

ステップ2：指標を5〜7個に絞り込む

次に、そのユースケースで本当に必要な指標だけを5〜7個程度に絞り込みます。「たくさん見られた方が安心」と考えたくなりますが、使われるダッシュボードほど表示する指標は少ないものです。

営業マネージャー向けであれば、「今月の受注見込み金額」「ステージ別の案件数」「担当者別の案件数」「今月の受注実績」「今月の失注数」などが候補になるかもしれません。ここで大切なのは、「この画面だけ見れば、その人が今日・今週の打ち手を決められるか」という観点で選ぶことです。

ステップ3：紙やFigmaでラフなワイヤーフレームを描く

指標が決まったら、ノートやホワイトボード、Figmaなどを使って、ラフなワイヤーフレームを描いてみます。重要な指標は画面の上部や中央に、補助的な情報は下部やサイドに配置するイメージです。この段階では見た目の美しさは気にせず、「視線の流れ」と「判断のしやすさ」に集中します。

例えば、画面の一番上に「今月の目標と実績」を大きく表示し、その下にステージ別・担当者別の棒グラフを並べる。右側には「今週フォローすべき案件リスト」を表形式で配置する。こうした配置を、線と四角だけでいいので描きながら、頭の中のイメージを可視化していきます。

ステップ4：BIツールでプロトタイプを作り、現場に触ってもらう

ワイヤーフレームをもとに、ようやくBIツール上でプロトタイプのダッシュボードを作ります。この段階では、完璧なデザインやすべてのデータ統合を目指す必要はありません。まずは「代表的な期間のデータだけ」「一部の指標だけ」でも構わないので、動く画面を早めに作ることが重要です。

プロトタイプができたら、実際に使う予定のメンバーに触ってもらい、使い勝手や見づらい部分、余計な情報などについてコメントをもらいます。「最初にどこを見る？」「どのグラフはいらない？」「スマホだと見づらいところは？」といった質問を投げかけながら、ダッシュボードの形を現実に寄せていきます。

ステップ5：1〜2か月の試運用で「会話の中心」に育てる

プロトタイプを作ったら、1〜2か月の試運用期間を設け、実際の会議や日々のマネジメントで使ってみます。このフェーズの目的は、BIダッシュボードの完璧さではなく、「画面を開きながら会話する」という習慣を根付かせることです。

例えば、営業会議では「資料共有ではなく、必ずダッシュボードを画面共有して話す」ことをルールにします。そのうえで、「このグラフは要らないね」「この順番だと会話とズレるね」といったフィードバックを持ち寄り、月に一度のペースでチューニングを行います。こうして、ダッシュボードは「作って終わりの成果物」ではなく、「会話のための道具」として、現場にフィットする形に育っていきます。

ダッシュボードを“文化”として根付かせる運用とロードマップ

最後に、ダッシュボードやBIツールを組織に根付かせるための運用と、中小企業でも無理なく進められる導入ロードマップを整理します。画面の出来栄え以上に、この「運用設計」が成功のカギを握ります。

会議とマネジメントの「入り口」をダッシュボードに変える

最も効果的なのは、会議や日々のマネジメントの入り口をダッシュボードにすることです。営業会議・経営会議・定例ミーティングなど、数字を見る場では必ずBIツールを立ち上げ、ダッシュボードを画面共有してから議論を始めます。

これによって、「数字を集めてスライドに貼る」という作業が減り、リアルタイムな数字を見ながら会話できるようになります。同時に、「数字はこの画面を見ればいい」という共通前提ができるため、資料の重複や数字のズレも減っていきます。初めは違和感があっても、数か月続けると、むしろ「ダッシュボードなしには会議を始めにくい」という状態に変わっていきます。

オンボーディングと教育に「ダッシュボードの見方」を組み込む

新入社員や異動してきたメンバーに対して、業務フローや社内ルールの説明だけでなく、「ダッシュボードの見方」「BIツールの基本操作」「指標の意味」をセットで教えることも重要です。これをオンボーディングの標準メニューにしておくと、「ダッシュボードは一部の人だけが使うもの」という印象を防げます。

例えば、「最初の1週間はこの画面だけ見ていればOK」「この指標が△△なら、基本的には良い状態」といったガイドを用意しておくと、数字を読むことに慣れていない人でも安心して使い始められます。こうした教育を通じて、データ可視化された情報を前提に会話する文化が少しずつ育っていきます。

ダッシュボードの「棚卸し」と改善サイクルを仕組み化する

四半期に一度程度の頻度で、ダッシュボードの「棚卸し」を行うことも有効です。BIツールのアクセスログなどを確認し、「よく見られているダッシュボード」「ほとんど開かれていないダッシュボード」を一覧にします。見られていない画面があれば、

• 役割を終えたので廃止する
• 内容を見直して、現状の事業に合わせて作り替える
• 別のダッシュボードに統合する

といった判断を行います。この「捨てる」「統合する」という作業を定期的に行うことで、ダッシュボード群がスリムになり、ユーザーも迷いにくくなります。結果として、使われるダッシュボードだけが残り、BIツール全体の価値も上がっていきます。

中小企業が失敗しないための導入ロードマップ

最後に、中小企業でも無理なく進められる、現実的なロードマップの一例を紹介します。

まずフェーズ1では、「現状把握」を行います。今どの部署が、どの資料で、どんな数字を見ているのかを棚卸しし、「バラバラなレポート」を可視化します。この時点ではまだBIツールを触らなくても構いません。

次にフェーズ2として、「スモールスタート」を切ります。たとえば営業部だけを対象に、「週次会議で必ず開かれるダッシュボードを1枚作る」というゴールを設定し、この記事で紹介したステップに沿って設計・試運用を行います。ここで「毎週必ず開かれる画面」が1つでもできれば、大きな成功です。

フェーズ3では、その成功パターンを他部門に横展開します。営業向けダッシュボード、経営ダッシュボード、バックオフィス向けダッシュボードなど、テンプレートやデザインルールを少しずつ揃えていきます。この段階で、本格的なBIツール導入やデータ基盤整備に着手しても遅くはありません。

自社だけで進めるのが難しい場合は、外部パートナーの力を借りるのも有効です。ただし、「どのBIツールがいいか」だけでなく、「どんなダッシュボードをどの会議で使いたいか」から相談できる相手を選ぶことが重要です。設計と運用まで一緒に考えてくれるパートナーであれば、社内にノウハウを残しながら導入を進めていくことができます。

まとめ：ダッシュボードは「画面」ではなく「会話の器」

ダッシュボードが使われないのは、「現場にやる気がないから」でも「BIツールの機能が足りないから」でもありません。多くの場合、「誰が、どの場面で、何を決めるために使うのか」という設計と、「会議やマネジメントをダッシュボード前提に変える運用」が不足しているだけです。

本記事で紹介したように、まずはユースケースを言葉で定義し、指標を絞り込み、紙でラフを描いてからBIツールに落とし込む。プロトタイプを現場に触ってもらい、1〜2か月の試運用を通じて「会話の中心」に育てていく。会議の入り口をダッシュボードに変え、オンボーディングと棚卸しの仕組みを用意する。これらを地道に繰り返すことで、「作ったけれど誰も見ないダッシュボード」から、「開かないと会議が始まらないダッシュボード」へと変えていくことができます。

最初の一歩は、とてもシンプルです。まずは社内で一つ、「この会議では必ずこのダッシュボードを開こう」という約束を決めてみてください。その1枚がうまく回り始めれば、他の領域にも同じ発想を広げていくことができます。ダッシュボードを単なる画面ではなく、組織の会話と意思決定を支える「器」として設計・運用していくことが、これからのデータ活用において何より重要になっていくはずです。